Tramites virtuales

Trámites de Registros Públicos

El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante.

En él se lleva la matrícula de los comerciantes (personas naturales y jurídicas) y sus establecimientos de comercio, agencias y sucursales, así como la inscripción o anotación de los diferentes actos, libros y documentos, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley señala.

Matricula

El Registro Mercantil es un instrumento legal de carácter público, administrado por las Cámaras de Comercio, que permite a los empresarios y comerciantes ejercer formalmente actividades económicas, acreditando su calidad de comerciantes ante terceros y ante el Estado.

A través de este registro se realiza:

  • La matrícula mercantil de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades comerciales.
  • El registro de establecimientos de comercio, agencias y sucursales.
  • La inscripción y/o anotación de actos, libros y documentos que deban registrarse conforme a la ley (como reformas estatutarias, nombramientos, embargos, fusiones, entre otros).

El objetivo principal del Registro Mercantil es dar publicidad y seguridad jurídica a la información relevante del ecosistema empresarial, permitiendo así la transparencia de las relaciones comerciales y generando confianza en el entorno económico.

Además, este registro tiene efectos jurídicos constitutivos y declarativos, según el tipo de acto, lo cual lo convierte en una herramienta clave para la formalización, competitividad y crecimiento del sector productivo.

 

QUIENES DEBEN MATRICULARSE?

Deben matricularse en el Registro Mercantil:

  • Las personas naturales que ejercen de manera habitual actividades mercantiles.
  • Las personas jurídicas constituidas con fines comerciales.
  • Los establecimientos de comercio, agencias y sucursales, independientemente de su ubicación.

Particularidades:

  • Menores adultos (entre los 12 y 17 años de edad), sin distinción de género, pueden matricularse como comerciantes siempre que cuenten con autorización expresa de sus representantes legales (padres o tutores). Dicha autorización debe ser otorgada por escrito y registrada ante la Cámara de Comercio.
  • No podrán matricularse quienes tengan vigente una multa impuesta en virtud del artículo 183 del Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Ley 1801 de 2016), cuando hayan transcurrido seis (6) meses desde la fecha de imposición sin que se haya efectuado el pago o gestión respectiva.
  • No procede la matrícula de personas naturales que se dediquen exclusivamente a actividades no mercantiles, como profesiones liberales (abogados, médicos, arquitectos, entre otros), salvo que adicionalmente ejerzan actos de comercio.

BENEFICIOS DE LA LEY 1780 DE 2016 PARA JÓVENES EMPRESARIOS

La Ley 1780 de 2016, también conocida como Ley ProJoven, tiene como objetivo promover la generación de empleo y el emprendimiento juvenil mediante incentivos para la creación y formalización de pequeñas empresas jóvenes.

¿Qué se entiende por “pequeña empresa joven”?

Conforme a la Ley 1780 y la Ley 1429 de 2010, se considera pequeña empresa joven aquella que:

  • Tiene hasta 50 trabajadores.
  • Registra activos totales iguales o inferiores a 5.000 SMMLV.
  • Está conformada por:
    • Personas naturales entre 18 y 35 años, o
    • Personas jurídicas donde al menos el 51% del capital (acciones, cuotas o participaciones) esté en manos de socios o accionistas entre 18 y 35 años.

Beneficios frente al Registro Mercantil

  1. Exención del pago de la matrícula mercantil en el momento de la inscripción inicial como comerciante o constitución de empresa.
  2. Exención del pago de la renovación en el primer año siguiente, siempre que:
    • Se mantengan las condiciones de empresa joven.
    • Se presente la renovación dentro de los primeros tres meses del año.
    • Se declare el cumplimiento de obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social.

Requisitos para acceder al beneficio (al momento de la matrícula)

Persona natural:

  • Copia del documento de identidad (debe tener entre 18 y 35 años).
  • Relación de trabajadores vinculados directamente (si los hay).

Persona jurídica:

  • Copia de documentos de identidad de socios/accionistas.
  • Declaración del representante legal sobre la titularidad del 51% o más del capital por parte de jóvenes entre 18 y 35 años.
  • Relación de trabajadores vinculados directamente (si los hay).

Requisitos para conservar el beneficio (al momento de la renovación)

  • Cumplir con los criterios de edad y participación mínima (51%) de socios jóvenes.
  • Renovar oportunamente dentro de los tres primeros meses del año.
  • Declarar en el formulario RUES, bajo gravedad de juramento, el cumplimiento de los requisitos del Decreto 639 de 2017.

Además, se debe presentar:

  • Relación de trabajadores vinculados directamente (nombre e identificación).
  • Declaración sobre cumplimiento de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y obligaciones tributarias.
  • Estados financieros firmados por contador o revisor fiscal (corte al 31 de diciembre del año anterior).
  • En el caso de personas jurídicas, certificación sobre participación accionaria de jóvenes (expedida por el representante legal y/o revisor fiscal).
  • Fotocopia de documentos de identidad de socios o accionistas (si hubo cambios).

ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, AGENCIAS Y SUCURSALES

Son figuras jurídicas que permiten a los empresarios organizar, ampliar o descentralizar sus actividades económicas dentro o fuera de su domicilio principal. Su correcta identificación y registro contribuyen a la formalización, la seguridad jurídica y el desarrollo empresarial.

  • Establecimiento de comercio

Es el conjunto de bienes organizados por el empresario en un lugar determinado, destinados al desarrollo de actividades económicas. Incluye activos tangibles e intangibles que operan como una unidad funcional.

  • Agencia

Es un establecimiento de comercio creado por una sociedad, cuya administración está a cargo de personas sin facultades de representación legal. Las agencias actúan como una extensión operativa bajo instrucciones de la casa matriz.

  • Sucursal

Es una unidad de negocios permanente establecida por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal, para desarrollar total o parcialmente su objeto social. A diferencia de la agencia, la sucursal cuenta con un mandatario con facultades legales para representar a la sociedad ante terceros.

Requisitos para la matrícula ante la Cámara de Comercio de Soacha

Para matricular un establecimiento de comercio, agencia o sucursal en el Registro Mercantil, es obligatorio diligenciar el Anexo 1 del Formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES).

Documentación adicional según el tipo:

  1. Establecimientos de comercio:
  • Constancia de aceptación del administrador (cuando no esté incluida en el documento de nombramiento).
  • Número y fecha de expedición del documento de identidad del administrador (cuando aplique).
  1. Agencias:
  • Copia simple del acta del órgano competente que autoriza su apertura.
  • Constancia de aceptación del administrador (si no está incluida en el acta).
  • Identificación del administrador.
  1. Sucursales:
  • Copia simple del acta del órgano competente que autoriza su apertura.
  • Copia del documento de constitución y reformas de la sociedad matriz.
  • Copia del documento que declare la existencia de situaciones de control y/o pertenencia a grupo empresarial (cuando aplique).
  • Constancia de aceptación e identificación del mandatario.
  • SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS:

Es una sociedad comercial que se puede constituir por documento privado o por escritura pública, por uno o más accionistas.

Los requisitos que debe contener el documento de constitución son los establecidos en el artículo 5 de la Ley 1258 de 2008.

Si se trata de una sociedad por acciones simplificada con accionista único persona natural, deberá reportar la situación de control al momento de la constitución.

  • SOCIEDAD ANONIMA

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por 5 accionistas.

Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 

 

  • SOCIEDAD LIMITADA

 

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por 2 socios y máximo por 25.

Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 

  • SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por dos socios, un gestor y un comanditario.

Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 

 

  • SOCIEDAD COANDITA POR ACCIONES

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por un socio gestor y 5 accionistas comanditarios.

Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 

  • SOCIEDAD COLECTIVA

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por dos socios.

Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 

 

  • EMPRESA UNIPERSONAL

Es una empresa mediante la cual una persona natural o jurídica ejerce el comercio. Debe ser constituida por una sola persona, quien será su titular.

Este tipo de empresa puede constituirse por documento privado cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 72 de la Ley 222 de 1995.

De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo de la actividad que la empresa vaya a desarrollar.

 

  • EMPRESA ASOSIATIVA DE TRABAJO

Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Este tipo de empresa puede constituirse por documento privado cumpliendo los requisitos establecidos en la Ley 10 de 1991 y en el Decreto 1100 de 1992.

 

  • ALGUNOS REGIMENES ESPECIALES

 

 

Beneficio e Interés Colectivo BIC: son sociedades que se crean con un beneficio colectivo y se acogen a todos los requisitos establecidos en la Ley 1901 de 2018 y en el Decreto 2046 de 2019 que adiciona el Decreto 1074 de 2015, cuyo cumplimiento estará vigilado por la Superintendencia de Sociedades.

Se constituyen con cualquiera de los tipos societarios previstos en la ley.

Para que una sociedad adopte la condición de Beneficio e Interés Colectivo, debe Incluir en su razón social la abreviatura BIC, o las palabras sociedad de “Beneficio e Interés Colectivo”, e incluir en su objeto las actividades de beneficio e interés colectivo que pretende fomentar. Asimismo, deberá marcar el campo correspondiente a esa condición en el formulario RUES de matrícula.

La denominación BIC o “Beneficio e Interés Colectivo”, no se tomará en cuenta para realizar el control de homonimia, es decir, no se considerará elemento diferenciador.

ZOMAC: son sociedades creadas mediante el Decreto 1650 de 2017 el cual adiciona el Decreto 1625 de 2016, en las denominadas Zonas más Afectadas por el Conflicto Armado (ZOMAC) y para las cuales se otorgan beneficios tributarios para las empresas y nuevas sociedades que desarrollen en dichas zonas su actividad económica.

Para este tipo de sociedades, se deberá incluir seguido de la razón social la denominación ZOMAC.

LIBROS DE COMERCIO

Los libros de comercio son documentos obligatorios en los que los empresarios registran de manera ordenada y cronológica las operaciones relacionadas con la actividad de su empresa. Estos pueden ser llevados en formato físico (manual) o electrónico, cumpliendo con los requisitos legales establecidos en el Código de Comercio colombiano.

Libros que deben inscribirse ante la Cámara de Comercio:

  • Libro de registro de socios o accionistas:
    Documento en el que se relacionan los titulares de las participaciones o acciones, así como las transferencias que se realicen.
  • Libro de actas de junta de socios o asamblea de accionistas:
    Contiene las decisiones adoptadas por estos órganos sociales, registradas conforme a los procedimientos previstos en los estatutos de la empresa.

 

Recomendaciones y observaciones para su registro:

  • Primera o nueva inscripción:
    Se debe indicar si se trata del registro inicial del libro o de una nueva solicitud (segunda o más veces). En caso de agotarse el libro anterior, es posible presentarlo para su verificación. De no hacerlo, la solicitud deberá estar firmada por el contador o revisor fiscal.
  • Reposición por pérdida o destrucción:
    Cuando la inscripción se solicite por pérdida, extravío o destrucción del libro anterior, se debe adjuntar copia del denuncio presentado ante la autoridad competente.
  • Condición del libro:
    Solo se pueden registrar libros completamente en blanco, sin diligenciar.

 

Servicio adicional (opcional):

La Cámara de Comercio de Soacha podrá ofrecer servicios complementarios como la provisión de hojas sueltas tamaño carta en papel ecológico y el envío de libros a la dirección del solicitante. Para acceder a estos servicios, el interesado deberá indicarlo expresamente al momento de realizar la solicitud de inscripción y asumir los costos correspondientes.

DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS

El depósito de estados financieros es una obligación legal que tienen las sociedades inscritas en el registro mercantil, conforme al artículo 41 de la Ley 222 de 1995. Esta obligación busca garantizar la transparencia y la publicidad de la información contable de las empresas, permitiendo el acceso de terceros interesados a información relevante para la toma de decisiones.

¿Quiénes deben cumplir con esta obligación?

Todas las sociedades comerciales (excepto las inscritas en la Superintendencia de Sociedades bajo la obligación de presentación directa) deben realizar el depósito de sus estados financieros de propósito general en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal.

¿Qué debe depositarse?

El conjunto de estados financieros comprende:

  • Estado de situación financiera (Balance general).
  • Estado de resultados integrales.
  • Estado de cambios en el patrimonio.
  • Estado de flujos de efectivo.
  • Notas a los estados financieros.
  • Dictamen del revisor fiscal (cuando sea obligatorio).

Todos los documentos deben estar firmados por el representante legal, el contador público y, si aplica, el revisor fiscal.

¿Cuándo debe hacerse el depósito?

El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha en que los estados financieros hayan sido aprobados por el máximo órgano social.

¿Tiene costo?

No. Este trámite no genera ningún costo para el empresario.

¿Dónde se realiza el depósito?

El empresario puede realizar el depósito:

  • A través del servicio virtual dispuesto por la Cámara de Comercio de Soacha.
  • De forma presencial en cualquiera de las sedes físicas habilitadas.

Excepción:

Cuando los estados financieros sean presentados ante la Superintendencia de Sociedades, en los términos y plazos exigidos por dicha entidad, no será necesario realizar el depósito ante la Cámara de Comercio.

Consulta de estados financieros:

Las personas interesadas en consultar o descargar una copia de los estados financieros depositados, pueden hacerlo sin costo a través del sistema de consulta de expedientes dispuesto por la Cámara de Comercio de Soacha.

 

 

 

Item cancelación de matricula

 

CANCELACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL

La matrícula mercantil puede ser cancelada en tres circunstancias principales:

  1. Por solicitud expresa del comerciante.
  2. Por orden de autoridad competente.
  3. Por depuración del Registro Mercantil, en cumplimiento del artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.

 

Cancelación por solicitud del comerciante

El titular podrá solicitar la cancelación de la matrícula mercantil en cualquier momento. Para ello, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

  • Estar a paz y salvo por concepto de derechos de renovación hasta el año inmediatamente anterior, salvo que la solicitud se haga dentro del plazo legal anual para renovar (antes del 31 de marzo).
  • Presentar la solicitud de manera formal, ya sea de forma presencial o a través de los canales habilitados.

 

Cancelación por fallecimiento del comerciante

Cuando se trata de una persona natural fallecida:

  • La cancelación podrá ser solicitada por los herederos legitimados o cualquier otra persona que acredite interés legítimo.
  • Se debe aportar copia del registro civil de defunción.
  • Importante: La matrícula del establecimiento de comercio no puede ser cancelada por los herederos, sino únicamente por la persona que haya sido adjudicataria del mismo.

Si un comerciante renueva su matrícula antes del 31 de marzo y, posteriormente, solicita la cancelación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de renovación, podrá solicitar la devolución del valor pagado por ese concepto, siempre que dicha solicitud se realice antes del 31 de marzo.

 

 

Item requisitos de actas

ACTAS

ACTAS PRESENCIALES:

De acuerdo con la normatividad vigente, las actas deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Número del acta
  • Lugar y fecha de la reunión
  • Órgano competente
  • Convocatoria (medio, antelación y órgano que convoca)
  • Quórum
  • Designación de presidente y secretario
  • Decisiones adoptadas
  • Número de votos con el que se aprueban las decisiones
  • Aprobación del acta
  • Firma del presidente y secretario

Si se trata de una copia o un extracto del acta, esta debe estar autorizada por el secretario o por algún representante legal de la sociedad.

 

ACTAS NO PRresenciales y mixtas

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 398 de 2020, que adiciona el Decreto 1074 de 2015, se reglamenta el alcance de las reuniones no presenciales previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

Participación y Quórum

Cuando la norma hace referencia a “todos los socios o miembros”, debe entenderse que se refiere exclusivamente a quienes efectivamente participan en la reunión, siempre que se cuente con el quórum mínimo requerido por la ley o los estatutos para deliberar y decidir válidamente.

Aplicabilidad

Esta modalidad puede utilizarse para:

  • Reuniones ordinarias
  • Reuniones extraordinarias
  • Reuniones en segunda convocatoria

No es aplicable a las reuniones por derecho propio, conforme al inciso segundo del artículo 422 del Código de Comercio, las cuales exigen la presencia física de los asistentes.

Reglas aplicables

Las reuniones no presenciales y mixtas están sujetas a las mismas disposiciones legales y estatutarias que regulan las reuniones presenciales, incluyendo aspectos como:

  • Convocatoria válida
  • Verificación de quórum
  • Mayorías requeridas para la toma de decisiones

Verificación y responsabilidades

  • El representante legal tiene la obligación de verificar la identidad de los participantes que intervienen virtualmente (socios, apoderados o miembros de junta directiva).
  • También deberá dejar constancia expresa en el acta sobre la continuidad del quórum deliberatorio durante toda la reunión. Este aspecto podrá ser objeto de verificación por parte de la Cámara de Comercio.

Elaboración y suscripción del acta

  • Las actas de reuniones no presenciales o mixtas deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de la reunión.
  • Deberán estar firmadas por el representante legal y el secretario de la sociedad. En ausencia de este último, podrá firmarlas uno de los socios o miembros del órgano respectivo.

Reuniones mixtas

Se entiende por reunión mixta aquella que permite la participación simultánea de socios, apoderados o miembros de junta de manera presencial y virtual. Estas reuniones están sujetas a las reglas de las reuniones no presenciales, incluyendo la verificación de identidad, constancia del quórum y suscripción del acta.

 NOMBRAMIENTOS Y DESIGNACIONES

Los nombramientos son actos mediante los cuales se designan las personas que ejercerán funciones en los órganos de administración, representación o control de una persona jurídica. La inscripción de estos actos ante las Cámaras de Comercio solo procede cuando así lo exige expresamente la normatividad.

¿Qué nombramientos se inscriben?

Únicamente se registran los siguientes:

  • Representantes legales (principales y suplentes).
  • Miembros de órganos de administración colegiados.
  • Revisores fiscales (principales y suplentes).

Requisitos para su inscripción

Para que el nombramiento pueda ser registrado, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • El acto debe constar en acta del órgano competente (asamblea, junta de socios, junta directiva, entre otros).
  • Se debe incluir la aceptación del cargo por parte del designado, ya sea en el acta o en un documento anexo.
  • Debe indicarse el número y fecha de expedición del documento de identidad del designado o adjuntar una copia simple del mismo.
  • Cuando se trate de un revisor fiscal persona jurídica, será el representante legal de dicha entidad quien designe mediante documento privado a las personas naturales encargadas del ejercicio.

Casos especiales

  • Designación de profesionales en derecho: Este acto está sujeto a registro según el artículo 75 del Código General del Proceso. No se requiere carta de aceptación, pero debe acreditarse mediante acta o certificación del representante legal, cumpliendo los requisitos legales.
  • Sociedades disueltas y en liquidación: Solo es procedente el nombramiento del liquidador. No es válida la inscripción de representantes legales posterior a la disolución.
  • Designación de extranjeros: Si el designado tiene cédula de extranjería, se debe indicar el número y la fecha de expedición para verificación ante Migración Colombia. Si no cuenta con cédula, debe adjuntar copia simple del pasaporte.

Restricciones y control

  • La Cámara se abstendrá de registrar el nombramiento de revisores fiscales que figuren con sanciones vigentes de suspensión o cancelación en el registro profesional contable.
  • Cuando la normatividad lo exija, el registro estará condicionado a la posesión ante el organismo de vigilancia y control correspondiente. La falta de este requisito impedirá la inscripción del nombramiento.

Renuncias y Retiros

La renuncia o cualquier otra situación que ponga fin al ejercicio del cargo de representante legal, revisor fiscal o miembro de junta directiva, puede ser inscrita ante la Cámara de Comercio, siempre que se presente:

  • Un documento privado en el que conste la solicitud de inscripción del hecho.
  • Copia de la comunicación enviada por el renunciante a la entidad, donde conste la fecha de la carta, que será tomada como referencia tanto para el registro como para el cobro del trámite.

Importante:

  • Si la persona se encuentra registrada en varios cargos, deberá realizarse un cobro por cada cargo que deje de ejercer.
  • La ciudad y fecha deben estar incluidas en la carta de renuncia y los formatos respectivos, ya que sin esta información no será posible realizar la inscripción.

También es procedente el retiro de un cargo cuando este cesa por:

  • Incapacidad,
  • Fallecimiento,
  • Finalización del término estipulado en el nombramiento o contrato.

En estos casos, el titular podrá informar directamente a la Cámara de Comercio para que se incorpore dicha circunstancia en el certificado de existencia y representación legal.

 

 Remociones

La remoción es el acto por medio del cual el órgano competente (asamblea, junta de socios, junta directiva, entre otros) decide retirar del cargo a la persona que venía ejerciéndolo.

Las Cámaras de Comercio inscriben la remoción únicamente cuando la ley exige su registro, como en los siguientes casos:

  • Representantes legales,
  • Miembros de órganos de administración,
  • Revisores fiscales.

Para su inscripción se requiere:

  • El acta del órgano competente en la que conste la decisión de remoción,
  • El cumplimiento de los demás requisitos legales.

Casos especiales:

  • Si el revisor fiscal removido es una persona jurídica, también se entenderán removidas las personas naturales designadas por esta.
  • La remoción de profesionales en derecho también es un acto sujeto a registro, conforme al artículo 75 del Código General del Proceso.

Remoción sin nuevo nombramiento:
De acuerdo con directrices de la Superintendencia de Sociedades, cuando no se nombra de inmediato un reemplazo:

  • La persona removida no será eliminada del certificado,
  • Se indicará su condición actual hasta que el órgano competente realice un nuevo nombramiento.

Establecimientos de comercio o agencias:
Cuando se remueve al administrador de un establecimiento de comercio o agencia, sí se retira del certificado respectivo, pero no se certifica el acto de remoción.

 

 Remoción como consecuencia de la Acción Social de Responsabilidad

La acción social de responsabilidad es un mecanismo mediante el cual los socios o accionistas pueden solicitar ante las autoridades judiciales que se declare la responsabilidad de los administradores por acciones u omisiones que hayan afectado el patrimonio de la sociedad.

Si como resultado de esta acción se decide la remoción del administrador, este acto debe inscribirse ante la Cámara de Comercio, conforme a la ley.

Que son las reformas estatutarias:

 Las reformas estatutarias son las modificaciones que se efectúan al contrato social o estatutos, sea de forma total o parcial. Tales reformas se realizan en sociedades comerciales, empresas unipersonales, Empresas Asociativas de Trabajo y sucursales de sociedades extranjeras, entre otras.

Es necesario precisar que los nombramientos de órganos de administración y de representación legal, así como la apertura de establecimientos de comercio, no constituyen una reforma estatutaria, pues son simples actuaciones que permiten el adecuado desarrollo del objeto social.

No son reformas estatutarias:

  • Los nombramientos en general.
  • Los aumentos de capital suscrito y pagado, para las sociedades por acciones.

Refromas estatutarias que deben presentarse para registro:

  • Aumento de capital autorizado
  • Aumento de capital social
  • Disminución de capital.
  • Transformación.
  • Conversión de empresas unipersonales.
  • Fusión.
  • Escisión.
  • Cambio de razón social.
  • Reforma de la vigencia o término de duración.
  • Reforma del objeto.
  • Cambio de domicilio.
  • Cesión de cuotas.
  • Disolución.
  • En general cualquier modificación que se realice a los estatutos.

 

A tener en cuenta:

Las reformas estatutarias deben cumplir con ciertos requisitos de formalidad según el tipo de sociedad, la naturaleza del cambio y los bienes involucrados. En particular, el acta o documento que contenga la reforma debe elevarse a escritura pública en los siguientes casos:

Causal que requiere Escritura Pública

Fundamento Legal / Observación

La sociedad fue constituida conforme al artículo 110 del Código de Comercio.

Aplica para sociedades constituidas mediante escritura pública desde su origen.

La reforma implica transferencia de bienes inmuebles, sin importar el tipo societario.

Se debe anexar copia de la boleta fiscal correspondiente.

Los estatutos estipulan expresamente esta formalidad para la cesión de cuotas en sociedades de personas.

El pacto estatutario prevalece, incluso si la ley no exige escritura para ese tipo de reforma.

Reformas que pueden hacerse por acta o documento privado:

Tipo de Sociedad

Condiciones

S.A.S (Sociedades por Acciones Simplificadas)

Se admite el uso de documento privado, salvo que la reforma implique transferencia de bienes inmuebles, en cuyo caso sí requiere escritura pública.

Sociedades beneficiarias de la Ley 1014 de 2006 (Empresas de menor tamaño)

Podrán realizar reformas mediante documento privado si:
– Conservar uno de los siguientes requisitos:
   • Menos de 10 trabajadores, o
   • Activos netos inferiores a 500 SMMLV (excluyendo la vivienda).
– El representante legal deja constancia expresa de lo anterior.
– No se pactó en estatutos la exigencia de escritura pública.
– La reforma no involucra transferencia de bienes.

Autorización previa de supervisión

Antes de presentar el documento que contiene la reforma para su registro, es necesario verificar si requiere autorización previa por parte del organismo de supervisión correspondiente (Superintendencia de Sociedades, Superintendencia Financiera, etc.).

Es cualquier cambio a la información del empresario reportada para el registro, como dirección, teléfono, actividad económica, información financiera, entre otros datos.

Se tienen igualmente como actualizaciones o mutaciones, la pérdida de la calidad de comerciante por parte de una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de los establecimientos de comercio. Debe tener en cuenta que esta inscripción no genera automáticamente la cancelación de la matrícula mercantil, sin embargo, a partir de la inscripción ya no se causan más derechos de renovación de la matrícula mercantil.

La solicitud de registro de la pérdida de calidad de comerciante de una persona natural y/o el cierre definitivo del establecimiento de comercio, deberá hacerse de manera presencial ante cualquiera de las sedes o punto de atención de la Cámara de Comercio o a través del servicio de inscripción de actos y documentos

AUMENTO DE CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

De conformidad con el Decreto 1154 de 1984, en concordancia con el artículo 376 del Código de Comercio, las sociedades por acciones deben inscribir en el Registro Mercantil los siguientes hechos:

Concepto

Plazo para el Registro

Aumento del capital suscrito

Dentro del mes siguiente al vencimiento de la oferta para suscribir.

Aumento del capital pagado

Dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para pagar las acciones o de la oferta de suscripción.

 Diferencias clave

Capital Suscrito

Capital Pagado

Es el monto que los accionistas se comprometen a aportar.

Es el monto que los accionistas han efectivamente entregado a la sociedad.

Documentos a presentar para el registro

  1. Cuando el aumento proviene de una emisión de acciones (reglamento de colocación)

Documento requerido

Observaciones

Certificación suscrita por el revisor fiscal (si tiene) o contador público

Debe indicar:
• Valor del aumento
• Nueva composición del capital suscrito y/o pagado

 

Para S.A.S. sin revisor fiscal, la certificación puede ser firmada por el contador (Decreto 2020 de 2009, art. 3).

 

Si firma el revisor fiscal, este debe estar inscrito en el Registro Mercantil.

 

Si se trata de capital suscrito, debe indicarse la fecha de vencimiento del plazo para suscribir acciones.

  1. Cuando el aumento proviene de la capitalización de cuentas del patrimonio

Opciones de documentación

Contenido mínimo requerido

Acta de Asamblea General de Accionistas

Debe constar:
• Decisión de aumento
• Monto
• Fuente del aumento (ej. utilidades, prima en colocación de acciones, etc.)

Certificación del revisor fiscal o contador público

Aplica según corresponda (revisor fiscal inscrito o contador en el caso de S.A.S. sin revisor fiscal).

Si el aumento proviene de un bien inmueble

Se deberá adjuntar:
• Copia de la boleta fiscal del impuesto de registro pagado.
• La certificación debe hacer mención a la escritura.

 

No se requiere presentar copia de la escritura pública.

 REGISTRO DE MEDIDAS CAUTELARES Y ÓRDENES JUDICIALES

Las Cámaras de Comercio están facultadas para registrar ciertas medidas cautelares y órdenes proferidas por autoridades competentes que afecten a personas naturales o jurídicas matriculadas o inscritas, siempre que recaigan sobre bienes o derechos susceptibles de registro mercantil.

Tipos de medidas y su efecto en el registro

  1. Embargo y desembargo
  • El embargo es una medida cautelar que restringe el derecho de dominio sobre bienes o derechos, dejándolos fuera del comercio.
  • El desembargo es la orden que levanta dicha restricción.

 Importante:

  • Solo se registran embargos sobre bienes sujetos a registro mercantil, como:
    • Establecimientos de comercio
    • Cuotas sociales
    • Partes de interés
  • No se registran embargos sobre acciones.

Según el artículo 593 del Código General del Proceso:

  • No podrá registrarse:
    • Ninguna transferencia o gravamen sobre cuotas o partes de interés embargadas.
    • Reformas estatutarias que impliquen la exclusión del socio embargado o disminución de sus derechos.
  • La liquidación de la sociedad sí podrá registrarse aun cuando existan embargos sobre cuotas o establecimientos.

El embargo sobre un establecimiento no impide registrar:

  • Cambio de dirección
  • Modificación del nombre comercial
  • Cierre definitivo
  • Otros actos que no impliquen cambio de propiedad

 

  1. Prohibición de enajenar bienes

Medida cautelar que busca garantizar la reparación de perjuicios en procesos penales. Tiene como efecto la retirada del bien del comercio cuando este es susceptible de registro.

 

  1. Suspensión del poder dispositivo

Suspende temporalmente el ejercicio del derecho de disposición del titular sobre un bien, hasta que la entidad competente resuelva sobre su titularidad definitiva. Durante este tiempo, la custodia y decisión sobre el bien están a cargo de la autoridad indicada.

 

  1. Demandas civiles

Una demanda civil es una acción ejercida por un particular para:

  • Exigir el reconocimiento o declaración de un derecho.
  • Solicitar la reparación de un daño.

Nota clave:

  • Las demandas no sacan los bienes del comercio, por lo tanto:
    • Se pueden vender
    • Se puede cancelar la matrícula del bien afectado

 No procede el registro de demandas civiles sobre acciones.

 

  1. Otras órdenes de autoridad competente

Las Cámaras de Comercio deberán inscribir otras órdenes judiciales que:

  • Afecten a personas matriculadas o inscritas.
  • Provengan de autoridad competente.
  • Estén ejecutoriadas, excepto si son órdenes con la expresión “Cúmplase”.

No se admite que la Cámara cuestione la legalidad de la orden.
 Si existen inconformidades, estas deben tramitarse directamente ante la autoridad que profirió la medida.

Contratos que deben registrarse ante la Cámara de Comercio

En el ejercicio de la actividad comercial, existen ciertos contratos que, por sus efectos jurídicos y comerciales, deben inscribirse en el Registro Mercantil. Estos registros otorgan seguridad jurídica a las partes, hacen valer el contrato frente a terceros y permiten obtener certificados que respaldan las actuaciones contractuales. A continuación, te contamos los principales:

 

  1. Contrato de Compraventa de Establecimiento de Comercio

Es el acuerdo mediante el cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio como unidad económica. De acuerdo con el Código de Comercio, se presume que la enajenación se hace en bloque, sin detallar individualmente los elementos que lo integran.

Para su inscripción, el contrato debe incluir:

  • Nombres, apellidos, número de identificación y domicilio del comprador y del vendedor.
  • Identificación completa del establecimiento de comercio (nombre, dirección y número de matrícula).
  • Precio de venta y forma de pago.

Forma del contrato:
Puede constar en escritura pública o en documento privado. Si es documento privado, debe reconocerse ante juez o notario, o ser presentado personalmente ante el funcionario autorizado de la Cámara por quienes lo suscriben.

Requisitos adicionales:

  • Copia legible del contrato.
  • Acreditar el pago de la retención en la fuente (1% del valor de la venta, si aplica).
  • El establecimiento no debe estar embargado.
  • Si el comprador no está matriculado, debe diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES) para inscribirse como comerciante.

 

  1. Contrato de Arrendamiento de Establecimiento de Comercio

Aunque no se encuentra regulado expresamente en el Código de Comercio, este contrato consiste en que el propietario entrega temporalmente el uso del establecimiento, como unidad económica, a un tercero a cambio de un canon de arrendamiento.

Requisitos para el registro:

  • Datos completos de arrendador y arrendatario (nombre, identificación y domicilio).
  • Identificación del establecimiento: nombre, dirección y matrícula.
  • Valor del canon, forma de pago y duración del contrato.

Importante:

  • El contrato puede constar en documento privado o escritura pública.
  • El arrendatario debe estar matriculado como comerciante.
  • Su inscripción le da efectos frente a terceros y permite solicitar certificado como arrendatario.

 

  1. Contrato de Preposición

Es una forma de mandato por la cual una persona (preponente) encarga a otra (factor) la administración de un establecimiento de comercio o de un ramo de su actividad. El factor actúa a nombre del preponente dentro de las facultades que le hayan sido otorgadas.

Requisitos para el registro:

  • Datos de ambas partes: nombre, identificación y domicilio.
  • Facultades y limitaciones conferidas al factor.
  • Identificación del establecimiento (nombre, dirección y matrícula).

Forma del contrato:
Puede constar en escritura pública o documento privado. Toda modificación o cancelación también debe inscribirse.

 

  1. Contrato de Agencia Comercial

Por medio de este contrato, una persona natural o jurídica (agente) asume, de manera independiente y estable, el encargo de promover o explotar negocios dentro de una zona determinada, actuando por cuenta de un empresario.

Datos mínimos para su inscripción:

  • Nombres, identificaciones y domicilios del empresario y del agente.
  • Objeto del contrato y actividades a desarrollar.
  • Facultades otorgadas al agente.
  • Término de duración del contrato y zona de operación.

Consideraciones:

  • El contrato de agencia comercial debe inscribirse en el lugar de ejecución y de celebración.
  • Surte efectos frente a terceros solo a partir de su inscripción.
  • El registro se realiza en la matrícula del agente.

 

Recomendaciones generales:

  • Todos los contratos deben presentarse en copia legible para su adecuada digitalización.
  • Si son documentos privados, deben estar reconocidos o presentados personalmente ante la Cámara.
  • Los contratos que impliquen actividad mercantil deben ser inscritos en la jurisdicción correspondiente al lugar donde se ejecuta el acto.
  • Si alguna de las partes no está matriculada, debe realizar previamente su inscripción en el Registro Mercantil.

 

DISOLUCION

La disolución es el acto jurídico mediante el cual una sociedad suspende el desarrollo de su objeto social, dando inicio al proceso de liquidación. Esta puede originarse por causas establecidas en los estatutos o por las señaladas en la ley, como por ejemplo el vencimiento del término de duración o la imposibilidad de desarrollar el objeto social. Cuando la disolución se adopta por decisión voluntaria de los socios, se considera una reforma estatutaria y debe cumplir con las formalidades exigidas para dicho tipo de reformas, incluida, en caso de ser necesaria, su elevación a escritura pública.

Por otro lado, cuando la disolución obedece a la ocurrencia de una causal legal o estatutaria, no se trata de una reforma estatutaria, y por tanto, no requiere cumplir con requisitos adicionales en cuanto a forma. La decisión debe constar por escrito y estar debidamente firmada por quien tenga la representación legal, indicando de forma clara la causal que genera la disolución.

Es importante tener en cuenta que si el documento con la decisión de disolución es radicado de manera completa ante la Cámara de Comercio a más tardar el 31 de marzo, aunque la inscripción se realice con posterioridad, la sociedad no estará obligada a renovar su matrícula mercantil por ese año, ni por los años siguientes mientras permanezca en estado de liquidación. No obstante, si la radicación e inscripción se efectúan después del 31 de marzo, la obligación de renovar la matrícula mercantil del año correspondiente se mantiene, ya que el hecho generador del cobro se ha consolidado.

REACTIVACION:

La reactivación de una sociedad es posible en virtud de lo dispuesto en la Ley 1429 de 2010, que permite que las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras puedan retornar a su estado operativo en cualquier momento posterior a la iniciación del proceso de liquidación, siempre que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los asociados y que el pasivo externo no supere el 70% del valor total de los activos sociales. Esta decisión debe ser aprobada por el órgano social competente, conforme a lo previsto en los estatutos sociales o, en su defecto, de acuerdo con las mayorías establecidas en la ley.

Para su formalización, es necesario presentar ante la Cámara de Comercio del domicilio social el acta en la que conste dicha decisión, la cual deberá cumplir con los requisitos formales exigidos por el artículo 189 del Código de Comercio. En los casos en que la disolución haya ocurrido por vencimiento del término de duración de la sociedad, el acta deberá incluir de manera expresa la nueva fecha de vencimiento aprobada, la cual también debe ser adoptada por el órgano competente en la misma reunión en la que se aprueba la reactivación.

LIQUIDACION

La liquidación es la etapa que sigue a la disolución de una sociedad, durante la cual se realiza el cierre formal de sus operaciones. En esta fase, el liquidador —o quien cumpla esta función— debe elaborar un inventario detallado, cancelar los pasivos internos y externos, y proceder a la adjudicación del patrimonio remanente, si lo hubiere. Finalizado este proceso, deberá presentarse ante la Cámara de Comercio el documento que contenga la aprobación de la cuenta final de liquidación y la distribución de los remanentes, de acuerdo con lo establecido en los artículos 247 y 248 del Código de Comercio. En caso de que dentro del proceso se adjudiquen bienes inmuebles, será necesario anexar copia de la escritura pública respectiva junto con la boleta fiscal correspondiente.

Para que la solicitud de inscripción de la liquidación sea procedente, la sociedad debe estar al día con el pago de la matrícula mercantil de los años pendientes, exceptuando aquellos en los que haya estado disuelta. Asimismo, si existen establecimientos de comercio activos, sus matrículas también deberán estar renovadas a la fecha. En los casos en que la sociedad posea establecimientos matriculados y no se contemple su continuidad, deberá solicitar expresamente su cancelación mediante documento privado suscrito por el representante legal. Por el contrario, si dichos establecimientos van a mantenerse, deberán ser adjudicados de forma clara en el acta de liquidación.

LIQUIDACION

La liquidación es la etapa que sigue a la disolución de una sociedad, durante la cual se realiza el cierre formal de sus operaciones. En esta fase, el liquidador —o quien cumpla esta función— debe elaborar un inventario detallado, cancelar los pasivos internos y externos, y proceder a la adjudicación del patrimonio remanente, si lo hubiere. Finalizado este proceso, deberá presentarse ante la Cámara de Comercio el documento que contenga la aprobación de la cuenta final de liquidación y la distribución de los remanentes, de acuerdo con lo establecido en los artículos 247 y 248 del Código de Comercio. En caso de que dentro del proceso se adjudiquen bienes inmuebles, será necesario anexar copia de la escritura pública respectiva junto con la boleta fiscal correspondiente.

Para que la solicitud de inscripción de la liquidación sea procedente, la sociedad debe estar al día con el pago de la matrícula mercantil de los años pendientes, exceptuando aquellos en los que haya estado disuelta. Asimismo, si existen establecimientos de comercio activos, sus matrículas también deberán estar renovadas a la fecha. En los casos en que la sociedad posea establecimientos matriculados y no se contemple su continuidad, deberá solicitar expresamente su cancelación mediante documento privado suscrito por el representante legal. Por el contrario, si dichos establecimientos van a mantenerse, deberán ser adjudicados de forma clara en el acta de liquidación.

LIQUIDACION

La liquidación es la etapa que sigue a la disolución de una sociedad, durante la cual se realiza el cierre formal de sus operaciones. En esta fase, el liquidador —o quien cumpla esta función— debe elaborar un inventario detallado, cancelar los pasivos internos y externos, y proceder a la adjudicación del patrimonio remanente, si lo hubiere. Finalizado este proceso, deberá presentarse ante la Cámara de Comercio el documento que contenga la aprobación de la cuenta final de liquidación y la distribución de los remanentes, de acuerdo con lo establecido en los artículos 247 y 248 del Código de Comercio. En caso de que dentro del proceso se adjudiquen bienes inmuebles, será necesario anexar copia de la escritura pública respectiva junto con la boleta fiscal correspondiente.

Para que la solicitud de inscripción de la liquidación sea procedente, la sociedad debe estar al día con el pago de la matrícula mercantil de los años pendientes, exceptuando aquellos en los que haya estado disuelta. Asimismo, si existen establecimientos de comercio activos, sus matrículas también deberán estar renovadas a la fecha. En los casos en que la sociedad posea establecimientos matriculados y no se contemple su continuidad, deberá solicitar expresamente su cancelación mediante documento privado suscrito por el representante legal. Por el contrario, si dichos establecimientos van a mantenerse, deberán ser adjudicados de forma clara en el acta de liquidación.

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro son personas jurídicas que se
constituyen por la voluntad de asociación o creación de una o más personas
(naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados,
terceras personas o la comunidad en general. No persiguen el reparto de
utilidades entre sus miembros. En este se inscriben las Fundaciones,
Asociaciones y Corporaciones que no estén excluidas de su registro ante las
Cámaras, mientras que en el Registro de Entidades de la Economía Solidaria
se inscriben las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de
empleados, las asociaciones mutuales, así como los organismos de
integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo.

Constitución

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL SECTOR COMÚN

En este registro se inscriben las personas jurídicas sin ánimo de lucro que tienen origen en la voluntad de particulares y persiguen fines de interés general o beneficio colectivo. A continuación, se presentan los principales tipos de entidades que hacen parte de este registro:

Fundaciones

Son personas jurídicas creadas por la voluntad de una o varias personas, naturales o jurídicas, quienes destinan un patrimonio específico para el cumplimiento de un fin de interés general. Se caracterizan por:

  • Pueden ser constituidas por una sola persona.
  • Surgen a partir de un patrimonio aportado por el fundador o los fundadores.
  • Tienen una naturaleza eminentemente patrimonial: el patrimonio es la base de su existencia.
  • La afectación del patrimonio es irrevocable.
  • Los aportes son voluntarios y no retornables.
  • Tienen una duración indefinida.
  • No tienen una forma organizativa predeterminada por ley.
  • Se rigen íntegramente por sus estatutos.

Corporaciones

Son personas jurídicas creadas por el acuerdo de voluntades de dos o más personas, naturales o jurídicas, que realizan aportes voluntarios en dinero, especie o servicios con el fin de alcanzar objetivos sociales, culturales, educativos, deportivos, entre otros. Se destacan por:

  • Requieren mínimo dos constituyentes para su creación.
  • Los aportes de sus miembros son voluntarios y no retornables.
  • Se rigen por sus propios estatutos.
  • Su finalidad es el bienestar físico, intelectual o moral de sus asociados, sus familias, comunidades o grupos de interés.
  • La duración es determinada por sus asociados y no puede ser indefinida.
  • El patrimonio inicial puede no estar plenamente determinado.
  • Su base fundamental son las personas que la conforman.

Asociaciones

Son agrupaciones de personas que comparten un interés o propósito común (por ejemplo, asociaciones de profesionales, gremiales o comunitarias), orientadas al logro de fines colectivos similares a los de las corporaciones. Comparten las siguientes características:

  • Se basan en la libre adhesión de sus miembros.
  • Requieren un número plural de afiliados.
  • Su accionar puede estar dirigido a los asociados o a la comunidad en general.
  • Se rigen plenamente por sus estatutos.
  • La duración es determinada por sus miembros y no puede ser indefinida.
  • El patrimonio inicial no necesariamente debe estar definido.
  • Su existencia se sustenta en las personas que la integran.

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL SECTOR SOLIDARIO

Este registro agrupa a las personas jurídicas sin ánimo de lucro constituidas bajo los principios de la economía solidaria. Su propósito es contribuir al bienestar de sus asociados y de la comunidad en general, mediante esquemas de cooperación, ayuda mutua y autogestión. A continuación, se presentan los tipos de entidades que hacen parte de este sector:

Cooperativas

Son empresas asociativas sin ánimo de lucro en las que los trabajadores o usuarios, según el caso, son al mismo tiempo aportantes y gestores. Su objetivo principal es producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad.

Se constituyen con un mínimo de tres (3) personas, salvo las excepciones establecidas por la ley. Según la naturaleza de sus actividades, las cooperativas se clasifican en:

  • Especializadas: Atienden una necesidad específica, en una sola rama de actividad (ej. consumo, transporte).
  • Multiactivas: Prestación de varios servicios independientes organizados por secciones (ej. salud, crédito, bienestar).
  • Integrales: Desarrollo de actividades conexas y complementarias orientadas a un producto o servicio final.
  • Financieras: Realizan operaciones de ahorro y crédito con la comunidad en general; vigiladas por la Superintendencia Financiera.
  • Con sección de ahorro y crédito: Ofrecen servicios financieros solo a sus asociados; vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Organismos Cooperativos de Segundo Grado (Federaciones)

Son asociaciones de cooperativas, fondos de empleados o asociaciones mutuales que se agrupan para prestar servicios a sus entidades afiliadas.

  • Ámbito regional: Se constituyen con mínimo cinco (5) entidades asociadas.
  • Ámbito nacional: Requieren un mínimo de diez (10) entidades.

Organismos Cooperativos de Tercer Grado (Confederaciones)

Se conforman por organismos de segundo grado y/o instituciones auxiliares del cooperativismo. Representan al sector solidario en escenarios nacionales e internacionales y requieren al menos doce (12) entidades para su constitución.

Instituciones Auxiliares del Cooperativismo

Son personas jurídicas sin ánimo de lucro creadas por entidades del sector cooperativo, con el fin de complementar sus actividades, prestando bienes o servicios directamente relacionados con su objeto social. Su existencia está condicionada a la de la entidad que apoyan.

Estas instituciones pueden adoptar cualquiera de las formas jurídicas del sector común o solidario.

Precooperativas

Agrupaciones de personas que aún no cuentan con la capacidad organizativa, económica o técnica para constituirse como cooperativa. Se apoyan en una entidad promotora mientras se consolidan.

  • Mínimo de cinco (5) asociados.
  • Plazo de evolución a cooperativa: cinco (5) años, prorrogables por otros cinco.

Fondos de Empleados

Asocian a trabajadores de una misma empresa (pública o privada) o de empresas relacionadas. Su objetivo es ofrecer servicios de ahorro, crédito y bienestar social a los asociados y sus familias.

  • Se constituyen con un mínimo de diez (10) trabajadores.
  • Los servicios financieros solo pueden ser prestados a los asociados.

Asociaciones Mutuales

Son personas jurídicas de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituidas por personas naturales con base en principios de solidaridad. Su objetivo es prestarse ayuda recíproca para enfrentar riesgos y cubrir necesidades comunes (salud, alimentación, producción campesina, entre otros).

  • Requieren un mínimo de veinte (20) asociados.
  • El acta de constitución debe estar firmada por todos los fundadores, incluyendo su nombre, documento de identidad y domicilio.
  • Si prestan servicios de salud, son vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud.

REGISTRO PÚBLICO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS

Una Veeduría Ciudadana es un mecanismo democrático de participación mediante el cual los ciudadanos y organizaciones comunitarias ejercen vigilancia sobre la gestión pública. Esta vigilancia puede realizarse sobre las actuaciones de autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como sobre entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras, que ejecuten programas, proyectos, contratos o presten servicios públicos en el territorio colombiano.

La inscripción en el Registro Público de Veedurías ante la Cámara de Comercio es gratuita y permite dar publicidad y formalidad a la existencia de estas organizaciones, facilitando su participación activa y legítima en los procesos de control ciudadano.

¿Qué funciones puede ejercer una veeduría?

Las veedurías pueden:

  • Hacer seguimiento a la ejecución de recursos públicos.
  • Vigilar el cumplimiento de contratos y programas públicos.
  • Verificar que los servicios públicos se presten con calidad, eficiencia y transparencia.
  • Presentar observaciones y recomendaciones a las autoridades responsables.

¿Quiénes pueden constituir una veeduría ciudadana?

Cualquier grupo de ciudadanos o integrantes de organizaciones sociales o comunitarias interesados en participar en el control social de la gestión pública, en concordancia con la Ley 850 de 2003.

REGISTRO DE APODERADOS JUDICIALES DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 58 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), las personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, deben designar un apoderado con capacidad para representarlas judicialmente en el país.

Este trámite consiste en el registro de dicha designación ante la Cámara de Comercio, con el fin de otorgar validez y publicidad a la representación judicial en el territorio colombiano.

¿A quién aplica este registro?

Este procedimiento aplica para:

  • Personas jurídicas extranjeras de derecho privado, con o sin ánimo de lucro, domiciliadas en el exterior.
  • Organizaciones no gubernamentales extranjeras, que deseen establecer relaciones comerciales o adelantar actividades propias de su objeto social en Colombia.

¿Qué efectos tiene este registro?

El registro otorga reconocimiento formal a la representación judicial de la entidad extranjera, permitiéndole actuar legalmente ante autoridades y procesos judiciales en Colombia a través de su apoderado designado.

Excepciones de inscripción ante las Cámaras de Comercio

De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, existen entidades que no están obligadas a inscribirse en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro administrado por las Cámaras de Comercio. Estas excepciones se deben a que su creación, funcionamiento y supervisión están regulados por normativas especiales.

Entre las entidades exentas se encuentran:

  • Instituciones de educación superior, y las instituciones de educación formal y no formal a las que hace referencia la Ley 115 de 1994.
  • Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y asociaciones de ministros.
  • Entidades sujetas al régimen de la Ley 100 de 1993 sobre el Sistema de Seguridad Social.
  • Sindicatos y asociaciones de trabajadores o empleadores.
  • Partidos y movimientos políticos.
  • Cámaras de Comercio.
  • Entidades privadas del sector salud reguladas por la Ley 100 de 1993.
  • Asociaciones de gestión colectiva de derechos de autor y conexos, conforme a la Ley 44 de 1993.
  • Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, así como corporaciones y fundaciones creadas mediante leyes, ordenanzas, acuerdos o decretos.
  • Propiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal.
  • Cajas de compensación familiar conforme a lo dispuesto en la Ley 21 de 1982.
  • Cabildos indígenas según la Ley 89 de 1890.
  • Entidades que hacen parte del Sistema Nacional del Deporte en los niveles nacional, departamental y municipal, conforme a la Ley 181 de 1995 y el Decreto Ley 1227 de 1995.
  • Organizaciones gremiales de pensionados establecidas en la Ley 43 de 1984.
  • Casas cárcel contempladas en la Ley 65 de 1993.
  • Otras personas jurídicas cuya creación y operación estén reguladas expresamente por normas especiales.

Estas entidades deberán regirse por su legislación específica y no están sujetas a las obligaciones registrales propias del régimen general de entidades sin ánimo de lucro ante las Cámaras de Comercio.

Libros de Comercio

Los libros de comercio son documentos en los que las entidades registran sus operaciones contables, administrativas o sociales. Estos pueden diligenciarse de manera manual o electrónica, de conformidad con la normatividad vigente.

Deben inscribirse ante la Cámara de Comercio los siguientes libros obligatorios:

  • Libro de registro de asociados.
  • Libro de actas del máximo órgano social.

Consideraciones para la inscripción:

  • Se debe indicar si se trata del registro del libro por primera vez, segunda vez o posteriores.
  • Si el libro anterior está próximo a agotarse, puede presentarse al momento del trámite. En caso de no contar con el libro anterior, la solicitud deberá estar firmada también por el contador público o revisor fiscal, según aplique.
  • En caso de pérdida, extravío o destrucción del libro anterior, debe presentarse copia del denuncio correspondiente.
  • Solo se pueden registrar libros completamente en blanco.

Para facilitar el proceso, algunas Cámaras de Comercio ofrecen servicios complementarios como la venta de hojas sueltas y el envío de libros, los cuales pueden consultarse directamente en los canales oficiales de atención.

Requisitos de las Actas

Según lo establecido en la normatividad vigente, las actas que documenten las decisiones de los órganos sociales deben cumplir con los siguientes requisitos:

  • Número del acta.
  • Lugar y fecha de la reunión.
  • Identificación del órgano competente que se reunió.
  • Convocatoria: debe indicarse el medio utilizado, la antelación con la que se efectuó y el órgano que realizó la convocatoria.
  • Verificación del quórum requerido.
  • Designación del presidente y del secretario de la reunión.
  • Relación clara y precisa de las decisiones adoptadas.
  • Número de votos con el cual se aprobaron las decisiones.
  • Aprobación del acta dentro de la misma reunión o bajo el mecanismo previsto en los estatutos.
  • Firma del presidente y del secretario.

Cuando se presente una copia o extracto del acta, esta debe estar debidamente autorizada por el secretario o por un representante legal de la entidad.

Nombramientos y Designaciones

El nombramiento es el acto mediante el cual se designan los integrantes de los órganos de administración, representación o control de una persona jurídica. Las Cámaras de Comercio inscriben únicamente los nombramientos que, conforme con la normatividad vigente, requieren registro, tales como representantes legales, miembros de órganos de administración y revisores fiscales.

La decisión de nombramiento debe constar en el acta del órgano competente, cumpliendo con los requisitos legales y estatutarios. Debe incluir la aceptación expresa del cargo por parte del designado, ya sea en el acta o en un documento anexo, junto con su número de documento de identidad y la fecha de expedición del mismo. En su defecto, se puede aportar copia del documento.

Cuando el cargo de revisor fiscal sea ocupado por una persona jurídica, esta deberá designar a las personas naturales que ejercerán las funciones mediante documento privado suscrito por su representante legal.

En las entidades que se encuentren disueltas y en estado de liquidación, no procede el registro de nombramientos de representantes legales aprobados con posterioridad a la disolución, dado que únicamente es viable la designación de un liquidador.

Si la persona nombrada es extranjera y cuenta con cédula de extranjería, deberá indicarse su número y fecha de expedición. En caso de no contar con cédula de extranjería, se deberá adjuntar copia simple del pasaporte.

Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el nombramiento de revisores fiscales (principales o suplentes) que se encuentren sancionados con suspensión o cancelación del registro para ejercer actividades propias de la ciencia contable.

De igual forma, se abstendrán de efectuar el registro si no se aporta el acta o documento en el que conste la posesión ante el organismo de supervisión correspondiente, en aquellos casos en los que la ley así lo requiera para la inscripción de representantes legales, miembros de cuerpos colegiados o revisores fiscales.

Renuncias, Remociones y Retiros

Remociones

La remoción es el acto mediante el cual el órgano competente decide cesar en sus funciones a la persona que ocupa un determinado cargo. Las Cámaras de Comercio inscriben únicamente las remociones que, conforme a la normatividad vigente, deben registrarse, como las de representantes legales, miembros de órganos de administración y revisores fiscales.

La decisión debe constar en el acta del órgano competente, cumpliendo con todos los requisitos legales. En caso de que el revisor fiscal sea una persona jurídica, su remoción implica también la de las personas naturales designadas por dicha firma.

Aspectos relacionados con el registro y la certificación:

  • Si en el mismo documento se remueve a una persona y se nombra a su reemplazo, se realiza un único cobro, y en el certificado solo aparecerá el nuevo designado.
  • Si se remueve un suplente y se nombra un principal, se deben realizar dos cobros completos (derechos de inscripción e impuesto de registro), aun cuando se trate del mismo órgano.
  • Si una persona ocupa varios cargos, se deberá pagar un cobro por cada cargo que se remueve, salvo cuando el representante legal forma parte del órgano de administración.
  • Cuando no se realice un nuevo nombramiento, la persona removida no será retirada del certificado. En su lugar, se indicará su condición actual conforme a las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades.
  • En el caso de administradores de establecimientos de comercio o agencias, la persona sí será retirada del respectivo certificado y no se incluirá una nota adicional de remoción.

Renuncias y Retiros

La inscripción de una renuncia o retiro puede realizarse mediante la presentación de un documento privado, firmado por la persona que se retira, dirigido a la entidad, y acompañado de copia de la comunicación remitida a la empresa. La fecha de dicha comunicación será la base para el registro y el cobro.

El trámite aplica a representantes legales, revisores fiscales y miembros de órganos de administración.

Consideraciones adicionales:

  • Si una persona renuncia a varios cargos, se debe realizar un cobro por cada cargo que deje de ejercer.
  • Si el retiro del cargo se produce por otra causa (como incapacidad, fallecimiento o vencimiento del término), quien figura en el registro puede comunicar tal circunstancia a la Cámara de Comercio para que se actualice su situación en el certificado.
  • Es obligatorio que los documentos incluyan la ciudad y la fecha; sin esta información no podrá efectuarse la inscripción.

Certificación:

  • En los casos de renuncias o retiros sin nuevo nombramiento, el nombre del renunciante no se retirará del certificado hasta que se registre su reemplazo. Se dejará constancia en el certificado del estado actual del cargo.
  • Para administradores de establecimientos de comercio o agencias, la persona será retirada del certificado respectivo y no se incluirá anotación alguna sobre su retiro.

Reformas estatutarias

Las reformas estatutarias son modificaciones que se realizan, de manera total o parcial, al contrato social o a los estatutos de una entidad.

Es importante aclarar que actuaciones como los nombramientos de órganos de administración, representación legal o la apertura de establecimientos de comercio no se consideran reformas estatutarias, ya que corresponden a actos administrativos necesarios para el desarrollo del objeto social, pero no modifican el contenido de los estatutos.

Reformas estatutarias que deben presentarse para registro:

  • Aumento de patrimonio.
  • Disminución de patrimonio.
  • Cambio de razón social.
  • Modificación de la vigencia o término de duración.
  • Reforma del objeto social.
  • Cambio de domicilio.
  • Disolución.
  • Cualquier otra modificación que afecte los estatutos.

La reforma debe ser aprobada por el órgano social competente, y dicha decisión debe constar en un acta que cumpla con los requisitos formales exigidos por la ley.

Antes de radicar el documento para su registro, es necesario verificar si la reforma requiere autorización previa de la entidad de supervisión correspondiente.

Actualización de datos

La actualización de datos es el trámite mediante el cual el empresario reporta cualquier modificación en la información registrada, como el cambio de dirección, número telefónico, actividad económica, datos financieros, entre otros. Esta actualización permite mantener la información del registro empresarial al día y en concordancia con la realidad operativa del empresario o entidad.

Disolución

La disolución es el acto jurídico mediante el cual una entidad suspende formalmente el desarrollo de su actividad social y da inicio al proceso de liquidación. Esta puede producirse por las causales previstas en los estatutos sociales o en la legislación vigente.

Cuando el documento que contiene la decisión de disolver la entidad se radica en debida forma ante la Cámara de Comercio a más tardar el 31 de marzo, la entidad no estará obligada a renovar la matrícula correspondiente a ese año, ni a los años posteriores, mientras permanezca en estado de liquidación, aunque la inscripción se realice con posterioridad a esa fecha.

En cambio, si el documento de disolución se radica y se inscribe después del 31 de marzo, la entidad deberá cumplir con la renovación de la matrícula de ese año, por haberse causado la obligación correspondiente.

REACTIVACION

La reactivación de entidades sin ánimo de lucro (ESAL) procede en los siguientes casos:

  • Cuando la causal de disolución corresponde a lo previsto en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, podrán reactivarse las entidades del sector común y del sector solidario.
  • Si la causal de disolución es distinta a la contemplada en dicho artículo, podrán reactivarse las entidades del sector común que estén bajo supervisión de la Gobernación del Valle del Cauca, así como aquellas del sector solidario.
  • En el caso de entidades del sector común supervisadas por una autoridad distinta a la Gobernación del Valle del Cauca, será necesario aportar la autorización del ente de supervisión correspondiente para proceder con la reactivación.

 

LIQUIDACION

La liquidación es la etapa que sigue a la disolución de una entidad, durante la cual la persona designada como liquidador debe realizar un inventario detallado de los bienes, cancelar los pasivos internos y externos, y, en caso de existir remanentes patrimoniales, proceder conforme a lo establecido en los estatutos de la entidad.

Finalizado este proceso, se debe presentar para registro el documento que contenga la aprobación formal de la liquidación. Este documento debe incluir la cuenta final de liquidación, aprobada por el órgano competente. Si durante la liquidación se adjudican bienes inmuebles, será necesario aportar copia de la escritura pública correspondiente y la boleta fiscal debidamente diligenciada.

Requisitos para solicitar el registro de liquidación

  • La entidad debe estar al día con la renovación de su matrícula mercantil por los años anteriores, con excepción de aquellos en los que estuvo en estado de disolución.
  • La matrícula de los establecimientos de comercio activos también debe estar renovada para que puedan ser cancelados.
  • Si la entidad en liquidación tiene establecimientos de comercio que no van a ser cerrados, deberán ser adjudicados en el acta de liquidación.
  • Si se decide cerrar los establecimientos de comercio, se debe solicitar expresamente su cancelación mediante documento privado firmado por el representante legal.

PENDIENTE

GUIA ESAL CCS

El Registro Único de Proponentes es un registro público de orden legal y en el cual figuran todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones señalas en la ley.

inscripción

El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes porque nunca han estado, aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de la renovación dentro del término establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 y por lo tanto le cesaron efectos a su registro, o por último aquellas que teniendo su registro vigente decidieron cancelarlo.

La inscripción se realiza en cualquier tiempo.

Para adelantar la inscripción en el Registro Único de Proponentes, debe de manera previa realizar la correspondiente renovación de su registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si se encuentra inscrito en alguno de estos registros.

Renovación

Este trámite debe ser adelantado, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su Registro Único de Proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso. La finalidad de la renovación es darle vigencia al registro por un año más, de no hacerlo se genera la cesación de efectos al mismo.

En la renovación el proponente tiene la posibilidad de modificar toda la información que considera mejora su registro y a su vez modificar lo que obligatoriamente debe cambiar, como ocurre con la información que ha perdido vigencia.

Para adelantar la renovación en el Registro Único de Proponentes, debe de manera previa hacer la correspondiente renovación de su registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si se encuentra inscrito en alguno de estos registros.

La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen Registro Único de Proponentes vigente y desean modificar cualquier dato referente a su clasificación, capacidad jurídica y/o experiencia.

Es necesario tener en cuenta que, si el proponente desea modificar información entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril de cada año, lo correcto sería renovar y no actualizar, salvo que no cuente con estados financieros aprobados y por ese solo hecho se imposibilite la renovación y a pesar de eso se requiera de manera indispensable modificar cierta información del registro en ese momento.

Tenga en cuenta que este trámite no suple la renovación.

Los proponentes no podrán modificar su información financiera, salvo que lo ordene una autoridad competente o que se trate de sucursales de sociedades extranjeras cuya matriz tenga corte fiscal diferente a 31 de diciembre.

Actualización por traslado de domicilio en el RUP

Este trámite debe ser solicitado por el proponente que haya cambiado su domicilio principal y, como consecuencia, requiere trasladar su Registro Único de Proponentes (RUP) a la Cámara de Comercio correspondiente a su nuevo lugar de domicilio.

Una vez la inscripción del cambio de domicilio quede en firme en el registro correspondiente, la Cámara de Comercio del domicilio de origen, sin costo alguno para el proponente, deberá remitir a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, todos los documentos del expediente del proponente a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio. Esta remisión incluye:

  • El reporte de entidades estatales,
  • La relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP,
  • El último certificado del RUP.

La Cámara de Comercio del nuevo domicilio deberá realizar la actualización por traslado en el RUP, también sin costo alguno, manteniendo la información tal como fue registrada en la Cámara de origen, sin requerir cotejo documental ni verificación adicional, y conservando la firmeza del registro original.

Una vez completado el proceso, la Cámara del nuevo domicilio deberá informar a la Cámara de origen para que esta proceda a cancelar el número local del RUP que tenía asignado el proponente.

En los casos en que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Mercantil ni en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, y cambie su domicilio, deberá igualmente solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio. Este procedimiento también se realiza sin costo alguno.

Los proponentes no inscritos en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio deberán diligenciar de forma física el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y presentarlo presencialmente en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio. Este trámite no se encuentra disponible a través del aplicativo en línea del RUP.

Actualización por traslado de domicilio en el RUP

Este trámite debe ser solicitado por el proponente que haya cambiado su domicilio principal y, como consecuencia, requiere trasladar su Registro Único de Proponentes (RUP) a la Cámara de Comercio correspondiente a su nuevo lugar de domicilio.

Una vez la inscripción del cambio de domicilio quede en firme en el registro correspondiente, la Cámara de Comercio del domicilio de origen, sin costo alguno para el proponente, deberá remitir a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, todos los documentos del expediente del proponente a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio. Esta remisión incluye:

  • El reporte de entidades estatales,
  • La relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP,
  • El último certificado del RUP.

La Cámara de Comercio del nuevo domicilio deberá realizar la actualización por traslado en el RUP, también sin costo alguno, manteniendo la información tal como fue registrada en la Cámara de origen, sin requerir cotejo documental ni verificación adicional, y conservando la firmeza del registro original.

Una vez completado el proceso, la Cámara del nuevo domicilio deberá informar a la Cámara de origen para que esta proceda a cancelar el número local del RUP que tenía asignado el proponente.

En los casos en que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Mercantil ni en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, y cambie su domicilio, deberá igualmente solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio. Este procedimiento también se realiza sin costo alguno.

Los proponentes no inscritos en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio deberán diligenciar de forma física el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y presentarlo presencialmente en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio. Este trámite no se encuentra disponible a través del aplicativo en línea del RUP.

Persona jurídica inscrita en el registro mercantil o en el el registro esal:

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-juri%C4%9Bdica-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-o-en-el-Registro-de-Entidades-sin-A%C4%9Bnimo-de-Lucro.pdf

Persona jurídica NO inscrita en el registro mercantil o en el el registro esal:

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-juri%C3%ACdica-NO-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-o-en-el-Registro-ESAL-y-de-derecho-pu%C3%ACblico.pdf

 

Persona natural inscrita en el registro mercantil

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-natural-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-1.pdf

sociedad extranjera con sucursal en Colombia

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Sociedad-extranjera-con-sucursal-en-Colombia-1.pdf

 

persona natural nno obligada a llevar contabilidad

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-natural-NO-obligada-a-llevar-contabilidad-1.pdf

Clasificación de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes (RUP)

La clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) corresponde a la codificación que el proponente realiza en función de los bienes, obras y/o servicios que ofrece a las entidades estatales, con base en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un sistema internacional de codificación desarrollado por las Naciones Unidas para estandarizar la descripción de productos y servicios.

Cada código está compuesto por 8 dígitos, organizados en cuatro niveles jerárquicos, de dos dígitos cada uno:

  1. Segmento (primer nivel)
  2. Familia (segundo nivel)
  3. Clase (tercer nivel)
  4. Producto (cuarto nivel)

¿Cómo se debe clasificar un proponente?

El proponente debe indicar en el formulario los códigos que describen:

  • Los bienes, obras o servicios que ofrece, según su objeto social y/o la actividad económica que desarrolla.
  • Los bienes, obras o servicios asociados a cada contrato reportado como experiencia, de acuerdo con el objeto contractual correspondiente.

La clasificación debe realizarse hasta el tercer nivel (clase), es decir, cada código deberá incluir:

  • 2 dígitos para el segmento,
  • 2 para la familia,
  • y 2 para la clase.

No está permitido utilizar códigos con doble cero (“00”) en los primeros tres niveles. Sin embargo, para efectos de conservar la estructura de 8 dígitos requerida por el sistema, el cuarto nivel (producto) debe completarse con “00” de forma predeterminada y obligatoria, tanto en el formulario como en el certificado de proponentes. No se admiten otras cifras en esta posición.

Consulta del clasificador

Los proponentes pueden consultar los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las siguientes maneras:

  • En el sitio web de la Cámara de Comercio, sección de servicios en línea, opción: Clasificador de Bienes y Servicios del Registro de Proponentes.
  • En el aplicativo web dispuesto para el diligenciamiento del RUP.
  • A través de la página oficial de Colombia Compra Eficiente: www.colombiacompra.gov.co, sección Proveedores, opción Codificación UNSPSC.

También puede acceder a un archivo en formato PDF con el listado completo de códigos, disponible en los canales de atención establecidos por la Cámara de Comercio.

 

Hacer enlace a un archivo tal cual con esta información: https://www.ccc.org.co/file/2014/04/Codigos-del-Clasificador-de-Bienes-y-Servicios-de-las-Naciones-Unidas_UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf

 

GUIA

Con esta guía práctica de registro se busca instruir de manera sencilla acerca de los requisitos necesarios para acceder al Registro Único de Proponentes a fin de minimizar las devoluciones de los trámites que se presentan.

Con el fin de agilizar su proceso de inscripción, renovación o actualización en el RUP, evitando errores en los cálculos y en el reporte de información, así como para evitar la elaboración de certificaciones con las que se acredita,

 

GUIA

Con esta guía práctica de registro se busca instruir de manera sencilla acerca de los requisitos necesarios para acceder al Registro Único de Proponentes a fin de minimizar las devoluciones de los trámites que se presentan.

Con el fin de agilizar su proceso de inscripción, renovación o actualización en el RUP, evitando errores en los cálculos y en el reporte de información, así como para evitar la elaboración de certificaciones con las que se acredita,

GUIA RUP CCS (2)

inscripción

Registro Nacional de Turismo – RNT

Inscripción inicial para prestadores de servicios turísticos

La inscripción en el RNT es el primer paso que deben realizar todas las personas naturales o jurídicas que presten, intermedien, comercialicen o contraten servicios turísticos en Colombia. Este registro es obligatorio y debe realizarse antes de iniciar operaciones.

¿Quiénes deben inscribirse?

Deben inscribirse en el RNT, entre otros:

  • Hoteles, apartahoteles, hostales, glamping, campamentos, albergues y demás tipos de alojamiento turístico.
  • Agencias de viajes y turismo (mayoristas, operadoras).
  • Oficinas de representación turística.
  • Guías de turismo.
  • Organizadores de congresos, ferias y convenciones.
  • Empresas arrendadoras de vehículos para turismo.
  • Usuarios industriales y operadores turísticos en zonas francas.
  • Promotoras y comercializadoras de tiempo compartido y multipropiedad.
  • Compañías de intercambio vacacional y ahorro para viajes.
  • Concesionarios de servicios turísticos en parques.
  • Empresas de transporte turístico especializado (incluidas chivas).
  • Parques temáticos, de ecoturismo o agroturismo.
  • Plataformas electrónicas de servicios turísticos.
  • Restaurantes y bares (inscripción voluntaria).
  • Organizadores de bodas destino.
  • Otros que determine el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

¿Qué es un prestador de servicios turísticos?

Es toda persona natural o jurídica, domiciliada en Colombia o en el extranjero, que directa o indirectamente preste, intermedie, contrate, comercialice, venda o reserve servicios turísticos.

 

Requisitos para la inscripción

Para realizar la inscripción inicial en el RNT, se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Estar inscrito en el Registro Mercantil, salvo en el caso de sociedades extranjeras o entidades sin ánimo de lucro (ESAL), que deberán estar registradas como tal.
  • Renovación al día de la matrícula mercantil del prestador y del establecimiento de comercio.
  • El objeto social o actividad económica debe coincidir con los servicios turísticos que se desea registrar.
  • Diligenciar el formulario electrónico de inscripción en la plataforma del RNT.
  • Registrar la capacidad técnica (equipos tecnológicos o mecánicos que apoyan la operación).
  • Registrar la capacidad operativa (estructura organizacional, número de empleados y su nivel de formación).
  • Indicar el patrimonio neto y declarar si presentó Estados Financieros ante la autoridad competente.
  • Adherirse al Código de Conducta para prevenir la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes en actividades turísticas, según Leyes 1336 de 2009 y 679 de 2001.
  • Si presta servicios en áreas del Sistema Nacional de Parques Naturales, debe declarar cumplimiento de las normas ambientales.
  • En el caso de viviendas turísticas en propiedad horizontal, debe certificar que el reglamento permite dicha actividad (Ley 1558 de 2012, art. 34).

 

✅ Recuerda: La inscripción en el RNT es un trámite gratuito y obligatorio para ejercer legalmente como prestador de servicios turísticos en Colombia.

Se refiere a las modificaciones ocurridas en razón de su actividad comercial, tales
como datos de ubicación, entre otros. Cuando la modificación corresponda a la
situación jurídica del establecimiento de comercio, dicho acto deberá inscribirse de
manera previa e inmediata en el Registro Mercantil. En este caso, los datos serán
actualizados de manera automática en el Registro Nacional de Turismo.

La renovación del Registro Nacional de Turismo es un trámite obligatorio que
deben realizar anualmente los prestadores de servicios turísticos. Esta gestión
debe completarse durante los tres (3) primeros meses de cada año, a través de la
plataforma dispuesta por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Consecuencias del incumplimiento
El prestador que no renueve dentro del plazo establecido será suspendido
automáticamente del RNT, y para solicitar su reactivación deberá pagar un valor
equivalente a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) a favor de
FONTUR. Este valor es actualizado anualmente por el Fondo Nacional de Turismo
en Unidades de Valor Básico (UVB).
Durante el periodo de suspensión, el prestador no podrá operar legalmente. En
caso de hacerlo, el Ministerio podrá imponer sanciones e incluso solicitar a las
alcaldías municipales o distritales el cierre temporal inmediato del establecimiento,
hasta que se demuestre la renovación efectiva del registro.

Requisitos generales para renovar

1. Estar inscrito previamente en el registro mercantil, salvo tratándose de
sociedades domiciliadas en el exterior o entidades sin ánimo de lucro
(ESAL), las cuales deben figurar en el registro correspondiente.
2. El objeto social o actividad económica debe coincidir con la categoría o
subcategoría registrada en el RNT.
3. Matrícula mercantil del prestador y del establecimiento renovada al
momento de la solicitud.
4. Diligenciamiento del formulario electrónico de renovación en la plataforma
del RNT.
5. Reportar la capacidad técnica, entendida como los elementos tecnológicos,
mecánicos y electrónicos destinados a la prestación del servicio.
6. Reportar la capacidad operativa, que incluye la estructura organizacional,
número de empleados y su nivel de formación.
7. Indicar el patrimonio neto y declarar si se han presentado los estados
financieros ante la autoridad competente.
8. Adherirse al Código de Conducta para la prevención de la explotación
sexual comercial de niñas, niños y adolescentes en actividades turísticas,
según lo dispuesto por las Leyes 679 de 2001 y 1336 de 2009.
9. Si el servicio turístico se presta dentro de áreas del Sistema Nacional de
Áreas Protegidas o del Sistema de Parques Nacionales Naturales de
Colombia, se debe declarar el cumplimiento de la normativa ambiental
aplicable.
10. En el caso de viviendas turísticas en propiedad horizontal, se deberá
declarar que los reglamentos permiten dicha actividad, conforme al artículo
34 de la Ley 1558 de 2012.

Requisitos específicos según el tipo de prestador
 Alojamiento turístico: Indicar la dirección del inmueble o la matrícula de la
embarcación donde se presta el servicio.
 Agencias de viajes: Informar si utiliza corredores independientes y, de ser
así, reportar nombres, identificación y domicilio. Si no utiliza este tipo de
servicios, debe indicarlo expresamente.

 Oficinas de representación turística: Reportar las empresas representadas y
los productos, así como declarar la existencia de un contrato vigente para
promover o comercializar dichos servicios.
 Guías de turismo: Contar con tarjeta profesional de guía y tener registrada
en el RUT la actividad económica CIIU 7990.
 Arrendadores de vehículos para turismo: Presentar el listado de los
vehículos que hacen parte del servicio.
 Promotores de tiempo compartido en Colombia: Adjuntar el documento de
constitución del sistema de tiempo compartido turístico.
 Comercializadores de tiempo compartido en el exterior: Realizar la
declaración unilateral de voluntad (artículo 2.2.4.4.2.1. del Decreto 1074 de
2015) o un acto equivalente.
 Usuarios industriales de servicios turísticos en zonas francas: Aportar el
documento de calificación o reconocimiento emitido por el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo.
 Empresas captadoras de ahorro para viajes y servicios turísticos
prepagados: Acreditar un patrimonio neto mínimo de 65.782,5 UVT, según
lo reportado en el registro mercantil.
 Empresas de transporte terrestre automotor especial: Aportar la habilitación
emitida por el Ministerio de Transporte.
 Establecimientos de gastronomía o bares: Reportar la actividad económica
correspondiente y declarar al menos tres de las ocho características
exigidas en el artículo 2.2.4.1.4.4. del Decreto 1074 de 2015.

Reactivación del Registro Nacional de Turismo – RNT
La reactivación del Registro Nacional de Turismo aplica cuando el registro se
encuentra suspendido por no haber sido renovado oportunamente dentro del
término legal. En este caso, el prestador deberá adelantar el trámite
correspondiente ante la plataforma del RNT, conforme a lo establecido en el
artículo 2.2.4.1.3.3. del Decreto 1074 de 2015 y en el artículo 313 de la Ley 2294
de 2023.
La solicitud de reactivación requiere el cumplimiento de los requisitos generales
del proceso de renovación, y el pago correspondiente determinado por la
normativa vigente.

El prestador de servicios turísticos debe informar a la Cámara de Comercio la
suspensión de actividades turísticas en forma previa, como también la fecha cierta

en que reanudará su actividad, la cual no podrá ser superior a un año, y deberá
renovar su registro antes del 31 de marzo siguiente a esa fecha.

Clasificación de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes (RUP)

La clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) corresponde a la codificación que el proponente realiza en función de los bienes, obras y/o servicios que ofrece a las entidades estatales, con base en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un sistema internacional de codificación desarrollado por las Naciones Unidas para estandarizar la descripción de productos y servicios.

Cada código está compuesto por 8 dígitos, organizados en cuatro niveles jerárquicos, de dos dígitos cada uno:

  1. Segmento (primer nivel)
  2. Familia (segundo nivel)
  3. Clase (tercer nivel)
  4. Producto (cuarto nivel)

¿Cómo se debe clasificar un proponente?

El proponente debe indicar en el formulario los códigos que describen:

  • Los bienes, obras o servicios que ofrece, según su objeto social y/o la actividad económica que desarrolla.
  • Los bienes, obras o servicios asociados a cada contrato reportado como experiencia, de acuerdo con el objeto contractual correspondiente.

La clasificación debe realizarse hasta el tercer nivel (clase), es decir, cada código deberá incluir:

  • 2 dígitos para el segmento,
  • 2 para la familia,
  • y 2 para la clase.

No está permitido utilizar códigos con doble cero (“00”) en los primeros tres niveles. Sin embargo, para efectos de conservar la estructura de 8 dígitos requerida por el sistema, el cuarto nivel (producto) debe completarse con “00” de forma predeterminada y obligatoria, tanto en el formulario como en el certificado de proponentes. No se admiten otras cifras en esta posición.

Consulta del clasificador

Los proponentes pueden consultar los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las siguientes maneras:

  • En el sitio web de la Cámara de Comercio, sección de servicios en línea, opción: Clasificador de Bienes y Servicios del Registro de Proponentes.
  • En el aplicativo web dispuesto para el diligenciamiento del RUP.
  • A través de la página oficial de Colombia Compra Eficiente: www.colombiacompra.gov.co, sección Proveedores, opción Codificación UNSPSC.

También puede acceder a un archivo en formato PDF con el listado completo de códigos, disponible en los canales de atención establecidos por la Cámara de Comercio.

 

Hacer enlace a un archivo tal cual con esta información: https://www.ccc.org.co/file/2014/04/Codigos-del-Clasificador-de-Bienes-y-Servicios-de-las-Naciones-Unidas_UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf

 

GUIA

pendiente

El Registro Único de Proponentes es un registro público de orden legal y en el cual figuran todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones señalas en la ley.

inscripción

El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes porque nunca han estado, aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de la renovación dentro del término establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 y por lo tanto le cesaron efectos a su registro, o por último aquellas que teniendo su registro vigente decidieron cancelarlo.

La inscripción se realiza en cualquier tiempo.

Para adelantar la inscripción en el Registro Único de Proponentes, debe de manera previa realizar la correspondiente renovación de su registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si se encuentra inscrito en alguno de estos registros.

Renovación

Este trámite debe ser adelantado, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su Registro Único de Proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso. La finalidad de la renovación es darle vigencia al registro por un año más, de no hacerlo se genera la cesación de efectos al mismo.

En la renovación el proponente tiene la posibilidad de modificar toda la información que considera mejora su registro y a su vez modificar lo que obligatoriamente debe cambiar, como ocurre con la información que ha perdido vigencia.

Para adelantar la renovación en el Registro Único de Proponentes, debe de manera previa hacer la correspondiente renovación de su registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si se encuentra inscrito en alguno de estos registros.

La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen Registro Único de Proponentes vigente y desean modificar cualquier dato referente a su clasificación, capacidad jurídica y/o experiencia.

Es necesario tener en cuenta que, si el proponente desea modificar información entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril de cada año, lo correcto sería renovar y no actualizar, salvo que no cuente con estados financieros aprobados y por ese solo hecho se imposibilite la renovación y a pesar de eso se requiera de manera indispensable modificar cierta información del registro en ese momento.

Tenga en cuenta que este trámite no suple la renovación.

Los proponentes no podrán modificar su información financiera, salvo que lo ordene una autoridad competente o que se trate de sucursales de sociedades extranjeras cuya matriz tenga corte fiscal diferente a 31 de diciembre.

Actualización por traslado de domicilio en el RUP

Este trámite debe ser solicitado por el proponente que haya cambiado su domicilio principal y, como consecuencia, requiere trasladar su Registro Único de Proponentes (RUP) a la Cámara de Comercio correspondiente a su nuevo lugar de domicilio.

Una vez la inscripción del cambio de domicilio quede en firme en el registro correspondiente, la Cámara de Comercio del domicilio de origen, sin costo alguno para el proponente, deberá remitir a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, todos los documentos del expediente del proponente a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio. Esta remisión incluye:

  • El reporte de entidades estatales,
  • La relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP,
  • El último certificado del RUP.

La Cámara de Comercio del nuevo domicilio deberá realizar la actualización por traslado en el RUP, también sin costo alguno, manteniendo la información tal como fue registrada en la Cámara de origen, sin requerir cotejo documental ni verificación adicional, y conservando la firmeza del registro original.

Una vez completado el proceso, la Cámara del nuevo domicilio deberá informar a la Cámara de origen para que esta proceda a cancelar el número local del RUP que tenía asignado el proponente.

En los casos en que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Mercantil ni en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, y cambie su domicilio, deberá igualmente solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio. Este procedimiento también se realiza sin costo alguno.

Los proponentes no inscritos en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio deberán diligenciar de forma física el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y presentarlo presencialmente en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio. Este trámite no se encuentra disponible a través del aplicativo en línea del RUP.

Actualización por traslado de domicilio en el RUP

Este trámite debe ser solicitado por el proponente que haya cambiado su domicilio principal y, como consecuencia, requiere trasladar su Registro Único de Proponentes (RUP) a la Cámara de Comercio correspondiente a su nuevo lugar de domicilio.

Una vez la inscripción del cambio de domicilio quede en firme en el registro correspondiente, la Cámara de Comercio del domicilio de origen, sin costo alguno para el proponente, deberá remitir a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, todos los documentos del expediente del proponente a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio. Esta remisión incluye:

  • El reporte de entidades estatales,
  • La relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP,
  • El último certificado del RUP.

La Cámara de Comercio del nuevo domicilio deberá realizar la actualización por traslado en el RUP, también sin costo alguno, manteniendo la información tal como fue registrada en la Cámara de origen, sin requerir cotejo documental ni verificación adicional, y conservando la firmeza del registro original.

Una vez completado el proceso, la Cámara del nuevo domicilio deberá informar a la Cámara de origen para que esta proceda a cancelar el número local del RUP que tenía asignado el proponente.

En los casos en que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Mercantil ni en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, y cambie su domicilio, deberá igualmente solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio. Este procedimiento también se realiza sin costo alguno.

Los proponentes no inscritos en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio deberán diligenciar de forma física el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y presentarlo presencialmente en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio. Este trámite no se encuentra disponible a través del aplicativo en línea del RUP.

Persona jurídica inscrita en el registro mercantil o en el el registro esal:

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-juri%C4%9Bdica-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-o-en-el-Registro-de-Entidades-sin-A%C4%9Bnimo-de-Lucro.pdf

Persona jurídica NO inscrita en el registro mercantil o en el el registro esal:

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-juri%C3%ACdica-NO-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-o-en-el-Registro-ESAL-y-de-derecho-pu%C3%ACblico.pdf

 

Persona natural inscrita en el registro mercantil

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-natural-inscrita-en-el-Registro-Mercantil-1.pdf

sociedad extranjera con sucursal en Colombia

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Sociedad-extranjera-con-sucursal-en-Colombia-1.pdf

 

persona natural nno obligada a llevar contabilidad

https://www.ccc.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Persona-natural-NO-obligada-a-llevar-contabilidad-1.pdf

Clasificación de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes (RUP)

La clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) corresponde a la codificación que el proponente realiza en función de los bienes, obras y/o servicios que ofrece a las entidades estatales, con base en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un sistema internacional de codificación desarrollado por las Naciones Unidas para estandarizar la descripción de productos y servicios.

Cada código está compuesto por 8 dígitos, organizados en cuatro niveles jerárquicos, de dos dígitos cada uno:

  1. Segmento (primer nivel)
  2. Familia (segundo nivel)
  3. Clase (tercer nivel)
  4. Producto (cuarto nivel)

¿Cómo se debe clasificar un proponente?

El proponente debe indicar en el formulario los códigos que describen:

  • Los bienes, obras o servicios que ofrece, según su objeto social y/o la actividad económica que desarrolla.
  • Los bienes, obras o servicios asociados a cada contrato reportado como experiencia, de acuerdo con el objeto contractual correspondiente.

La clasificación debe realizarse hasta el tercer nivel (clase), es decir, cada código deberá incluir:

  • 2 dígitos para el segmento,
  • 2 para la familia,
  • y 2 para la clase.

No está permitido utilizar códigos con doble cero (“00”) en los primeros tres niveles. Sin embargo, para efectos de conservar la estructura de 8 dígitos requerida por el sistema, el cuarto nivel (producto) debe completarse con “00” de forma predeterminada y obligatoria, tanto en el formulario como en el certificado de proponentes. No se admiten otras cifras en esta posición.

Consulta del clasificador

Los proponentes pueden consultar los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las siguientes maneras:

  • En el sitio web de la Cámara de Comercio, sección de servicios en línea, opción: Clasificador de Bienes y Servicios del Registro de Proponentes.
  • En el aplicativo web dispuesto para el diligenciamiento del RUP.
  • A través de la página oficial de Colombia Compra Eficiente: www.colombiacompra.gov.co, sección Proveedores, opción Codificación UNSPSC.

También puede acceder a un archivo en formato PDF con el listado completo de códigos, disponible en los canales de atención establecidos por la Cámara de Comercio.

 

Hacer enlace a un archivo tal cual con esta información: https://www.ccc.org.co/file/2014/04/Codigos-del-Clasificador-de-Bienes-y-Servicios-de-las-Naciones-Unidas_UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf

 

GUIA

pendiente

Horario de atención: lunes a viernes
08:00 a.m. a 05:00 p.m

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