1. REGISTRO MERCANTIL

( usaremos este modelo de despliegue de información:
https://www.ccc.org.co/sedevirtual/tramites-de-registros-
publicos/registro-mercantil/tramites/#cat-matricula)

El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier
actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante.
En él se lleva la matrícula de los comerciantes (personas naturales y
jurídicas) y sus establecimientos de comercio, agencias y sucursales, así
como la inscripción o anotación de los diferentes actos, libros y
documentos, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley
señala.

Item matricula:
El Registro Mercantil es un instrumento legal de carácter público,
administrado por las Cámaras de Comercio, que permite a los empresarios
y comerciantes ejercer formalmente actividades económicas, acreditando
su calidad de comerciantes ante terceros y ante el Estado.
A través de este registro se realiza:

 La matrícula mercantil de personas naturales y jurídicas
que desarrollan actividades comerciales.
 El registro de establecimientos de comercio, agencias y
sucursales.
 La inscripción y/o anotación de actos, libros y documentos
que deban registrarse conforme a la ley (como reformas

estatutarias, nombramientos, embargos, fusiones, entre
otros).

El objetivo principal del Registro Mercantil es dar publicidad y seguridad
jurídica a la información relevante del ecosistema empresarial, permitiendo
así la transparencia de las relaciones comerciales y generando confianza
en el entorno económico.
Además, este registro tiene efectos jurídicos constitutivos y
declarativos, según el tipo de acto, lo cual lo convierte en una herramienta
clave para la formalización, competitividad y crecimiento del sector
productivo.

QUIENES DEBEN MATRICULARSE?
Deben matricularse en el Registro Mercantil:
 Las personas naturales que ejercen de manera habitual actividades
mercantiles.
 Las personas jurídicas constituidas con fines comerciales.
 Los establecimientos de comercio, agencias y sucursales,
independientemente de su ubicación.
Particularidades:
 Menores adultos (entre los 12 y 17 años de edad), sin distinción de género,
pueden matricularse como comerciantes siempre que cuenten con
autorización expresa de sus representantes legales (padres o tutores).
Dicha autorización debe ser otorgada por escrito y registrada ante la
Cámara de Comercio.
 No podrán matricularse quienes tengan vigente una multa impuesta en
virtud del artículo 183 del Código Nacional de Seguridad y Convivencia
Ciudadana (Ley 1801 de 2016), cuando hayan transcurrido seis (6) meses
desde la fecha de imposición sin que se haya efectuado el pago o gestión
respectiva.
 No procede la matrícula de personas naturales que se dediquen
exclusivamente a actividades no mercantiles, como profesiones liberales
(abogados, médicos, arquitectos, entre otros), salvo que adicionalmente
ejerzan actos de comercio.
BENEFICIOS DE LA LEY 1780 DE 2016 PARA JÓVENES EMPRESARIOS

La Ley 1780 de 2016, también conocida como Ley ProJoven, tiene como
objetivo promover la generación de empleo y el emprendimiento juvenil
mediante incentivos para la creación y formalización de pequeñas
empresas jóvenes.
¿Qué se entiende por “pequeña empresa joven”?
Conforme a la Ley 1780 y la Ley 1429 de 2010, se considera pequeña
empresa joven aquella que:
 Tiene hasta 50 trabajadores.
 Registra activos totales iguales o inferiores a 5.000 SMMLV.
 Está conformada por:
o Personas naturales entre 18 y 35 años, o
o Personas jurídicas donde al menos el 51% del capital (acciones,
cuotas o participaciones) esté en manos de socios o accionistas
entre 18 y 35 años.
Beneficios frente al Registro Mercantil

1. Exención del pago de la matrícula mercantil en el momento de la inscripción
   inicial como comerciante o constitución de empresa.
2. Exención del pago de la renovación en el primer año siguiente, siempre
   que:
   o Se mantengan las condiciones de empresa joven.
   o Se presente la renovación dentro de los primeros tres meses del
   año.
   o Se declare el cumplimiento de obligaciones tributarias, laborales y de
   seguridad social.

Requisitos para acceder al beneficio (al momento de la matrícula)
Persona natural:
 Copia del documento de identidad (debe tener entre 18 y 35 años).
 Relación de trabajadores vinculados directamente (si los hay).
Persona jurídica:

 Copia de documentos de identidad de socios/accionistas.
 Declaración del representante legal sobre la titularidad del 51% o más del
capital por parte de jóvenes entre 18 y 35 años.
 Relación de trabajadores vinculados directamente (si los hay).

Requisitos para conservar el beneficio (al momento de la renovación)
 Cumplir con los criterios de edad y participación mínima (51%) de socios
jóvenes.
 Renovar oportunamente dentro de los tres primeros meses del año.
 Declarar en el formulario RUES, bajo gravedad de juramento, el
cumplimiento de los requisitos del Decreto 639 de 2017.
Además, se debe presentar:
 Relación de trabajadores vinculados directamente (nombre e identificación).
 Declaración sobre cumplimiento de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral y obligaciones tributarias.
 Estados financieros firmados por contador o revisor fiscal (corte al 31 de
diciembre del año anterior).
 En el caso de personas jurídicas, certificación sobre participación accionaria
de jóvenes (expedida por el representante legal y/o revisor fiscal).
 Fotocopia de documentos de identidad de socios o accionistas (si hubo
cambios).

ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, AGENCIAS Y SUCURSALES
Son figuras jurídicas que permiten a los empresarios organizar, ampliar o
descentralizar sus actividades económicas dentro o fuera de su domicilio principal.
Su correcta identificación y registro contribuyen a la formalización, la seguridad
jurídica y el desarrollo empresarial.
 Establecimiento de comercio

Es el conjunto de bienes organizados por el empresario en un lugar determinado,
destinados al desarrollo de actividades económicas. Incluye activos tangibles e
intangibles que operan como una unidad funcional.

 Agencia
Es un establecimiento de comercio creado por una sociedad, cuya administración
está a cargo de personas sin facultades de representación legal. Las agencias
actúan como una extensión operativa bajo instrucciones de la casa matriz.
 Sucursal
Es una unidad de negocios permanente establecida por una sociedad, dentro o
fuera de su domicilio principal, para desarrollar total o parcialmente su objeto
social. A diferencia de la agencia, la sucursal cuenta con un mandatario con
facultades legales para representar a la sociedad ante terceros.

Requisitos para la matrícula ante la Cámara de Comercio de Soacha
Para matricular un establecimiento de comercio, agencia o sucursal en el Registro
Mercantil, es obligatorio diligenciar el Anexo 1 del Formulario del Registro Único
Empresarial y Social (RUES).
Documentación adicional según el tipo:

1. Establecimientos de comercio:
    Constancia de aceptación del administrador (cuando no esté incluida en
   el documento de nombramiento).
    Número y fecha de expedición del documento de identidad del
   administrador (cuando aplique).
2. Agencias:
    Copia simple del acta del órgano competente que autoriza su apertura.
    Constancia de aceptación del administrador (si no está incluida en el
   acta).
    Identificación del administrador.
3. Sucursales:
    Copia simple del acta del órgano competente que autoriza su apertura.
    Copia del documento de constitución y reformas de la sociedad matriz.
    Copia del documento que declare la existencia de situaciones de control y/o
   pertenencia a grupo empresarial (cuando aplique).
    Constancia de aceptación e identificación del mandatario.

Item constitucion:
 SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS:
Es una sociedad comercial que se puede constituir por documento privado o
por escritura pública, por uno o más accionistas.
Los requisitos que debe contener el documento de constitución son los
establecidos en el artículo 5 de la Ley 1258 de 2008.
Si se trata de una sociedad por acciones simplificada con accionista único
persona natural, deberá reportar la situación de control al momento de la
constitución.
 SOCIEDAD ANONIMA
Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por 5
accionistas.
Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y
cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley
1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no
cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura
pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales
dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 SOCIEDAD LIMITADA

Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por 2 socios y
máximo por 25.
Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y cuando
cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 1014 de
2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no cumplir alguno de
estos requisitos deberá constituirse mediante escritura pública conforme el artículo
110 del Código de Comercio.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales dependiendo
de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE
Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por dos socios,
un gestor y un comanditario.
Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y
cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley
1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no
cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura
pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales
dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 SOCIEDAD COANDITA POR ACCIONES
Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por un socio
gestor y 5 accionistas comanditarios.
Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y
cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley
1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no
cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura
pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales
dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 SOCIEDAD COLECTIVA
Es una sociedad comercial o civil que se debe constituir mínimo por dos socios.
Este tipo de sociedad puede constituirse por documento privado siempre y
cuando cumpla uno de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley
1014 de 2006, salvo las excepciones previstas en la normatividad. De no
cumplir alguno de estos requisitos deberá constituirse mediante escritura
pública conforme el artículo 110 del Código de Comercio.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales
dependiendo de la actividad que la sociedad vaya a desarrollar.

 EMPRESA UNIPERSONAL
Es una empresa mediante la cual una persona natural o jurídica ejerce el
comercio. Debe ser constituida por una sola persona, quien será su titular.
Este tipo de empresa puede constituirse por documento privado cumpliendo los
requisitos establecidos en el artículo 72 de la Ley 222 de 1995.
De igual manera, deberán observarse las disposiciones especiales
dependiendo de la actividad que la empresa vaya a desarrollar.

 EMPRESA ASOSIATIVA DE TRABAJO
Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su
capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio
de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Este tipo de empresa puede constituirse por documento privado cumpliendo los
requisitos establecidos en la Ley 10 de 1991 y en el Decreto 1100 de 1992.
 ALGUNOS REGIMENES ESPECIALES

Beneficio e Interés Colectivo BIC: son sociedades que se crean con un beneficio
colectivo y se acogen a todos los requisitos establecidos en la Ley 1901 de 2018 y
en el Decreto 2046 de 2019 que adiciona el Decreto 1074 de 2015, cuyo
cumplimiento estará vigilado por la Superintendencia de Sociedades.
Se constituyen con cualquiera de los tipos societarios previstos en la ley.
Para que una sociedad adopte la condición de Beneficio e Interés Colectivo, debe
Incluir en su razón social la abreviatura BIC, o las palabras sociedad de “Beneficio
e Interés Colectivo”, e incluir en su objeto las actividades de beneficio e interés
colectivo que pretende fomentar. Asimismo, deberá marcar el campo
correspondiente a esa condición en el formulario RUES de matrícula.
La denominación BIC o “Beneficio e Interés Colectivo”, no se tomará en cuenta
para realizar el control de homonimia, es decir, no se considerará elemento
diferenciador.
ZOMAC: son sociedades creadas mediante el Decreto 1650 de 2017 el cual
adiciona el Decreto 1625 de 2016, en las denominadas Zonas más Afectadas por
el Conflicto Armado (ZOMAC) y para las cuales se otorgan beneficios tributarios

para las empresas y nuevas sociedades que desarrollen en dichas zonas su
actividad económica.
Para este tipo de sociedades, se deberá incluir seguido de la razón social la
denominación ZOMAC.

Item libros de comercio
LIBROS DE COMERCIO
Los libros de comercio son documentos obligatorios en los que los empresarios
registran de manera ordenada y cronológica las operaciones relacionadas con la
actividad de su empresa. Estos pueden ser llevados en formato físico (manual) o
electrónico, cumpliendo con los requisitos legales establecidos en el Código de
Comercio colombiano.
Libros que deben inscribirse ante la Cámara de Comercio:
 Libro de registro de socios o accionistas:
Documento en el que se relacionan los titulares de las participaciones o
acciones, así como las transferencias que se realicen.
 Libro de actas de junta de socios o asamblea de accionistas:
Contiene las decisiones adoptadas por estos órganos sociales, registradas
conforme a los procedimientos previstos en los estatutos de la empresa.

Recomendaciones y observaciones para su registro:
 Primera o nueva inscripción:
Se debe indicar si se trata del registro inicial del libro o de una nueva
solicitud (segunda o más veces). En caso de agotarse el libro anterior, es
posible presentarlo para su verificación. De no hacerlo, la solicitud deberá
estar firmada por el contador o revisor fiscal.
 Reposición por pérdida o destrucción:
Cuando la inscripción se solicite por pérdida, extravío o destrucción del libro
anterior, se debe adjuntar copia del denuncio presentado ante la autoridad
competente.
 Condición del libro:
Solo se pueden registrar libros completamente en blanco, sin diligenciar.

Servicio adicional (opcional):
La Cámara de Comercio de Soacha podrá ofrecer servicios complementarios
como la provisión de hojas sueltas tamaño carta en papel ecológico y el envío de
libros a la dirección del solicitante. Para acceder a estos servicios, el interesado
deberá indicarlo expresamente al momento de realizar la solicitud de inscripción y
asumir los costos correspondientes.

Item Depósito de Estados Financieros
DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS
El depósito de estados financieros es una obligación legal que tienen las
sociedades inscritas en el registro mercantil, conforme al artículo 41 de la Ley 222
de 1995. Esta obligación busca garantizar la transparencia y la publicidad de la
información contable de las empresas, permitiendo el acceso de terceros
interesados a información relevante para la toma de decisiones.
¿Quiénes deben cumplir con esta obligación?
Todas las sociedades comerciales (excepto las inscritas en la Superintendencia de
Sociedades bajo la obligación de presentación directa) deben realizar el depósito
de sus estados financieros de propósito general en la Cámara de Comercio
correspondiente al domicilio principal.
¿Qué debe depositarse?
El conjunto de estados financieros comprende:
 Estado de situación financiera (Balance general).
 Estado de resultados integrales.
 Estado de cambios en el patrimonio.
 Estado de flujos de efectivo.
 Notas a los estados financieros.
 Dictamen del revisor fiscal (cuando sea obligatorio).
Todos los documentos deben estar firmados por el representante legal, el
contador público y, si aplica, el revisor fiscal.
¿Cuándo debe hacerse el depósito?

El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha en que los estados
financieros hayan sido aprobados por el máximo órgano social.
¿Tiene costo?
No. Este trámite no genera ningún costo para el empresario.
¿Dónde se realiza el depósito?
El empresario puede realizar el depósito:
 A través del servicio virtual dispuesto por la Cámara de Comercio de
Soacha.
 De forma presencial en cualquiera de las sedes físicas habilitadas.
Excepción:
Cuando los estados financieros sean presentados ante la Superintendencia de
Sociedades, en los términos y plazos exigidos por dicha entidad, no será
necesario realizar el depósito ante la Cámara de Comercio.
Consulta de estados financieros:
Las personas interesadas en consultar o descargar una copia de los estados
financieros depositados, pueden hacerlo sin costo a través del sistema de consulta
de expedientes dispuesto por la Cámara de Comercio de Soacha.

Item cancelación de matricula

CANCELACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL
La matrícula mercantil puede ser cancelada en tres circunstancias principales:

1. Por solicitud expresa del comerciante.
2. Por orden de autoridad competente.
3. Por depuración del Registro Mercantil, en cumplimiento del artículo 31 de la
   Ley 1727 de 2014.

Cancelación por solicitud del comerciante
El titular podrá solicitar la cancelación de la matrícula mercantil en cualquier
momento. Para ello, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
 Estar a paz y salvo por concepto de derechos de renovación hasta el año
inmediatamente anterior, salvo que la solicitud se haga dentro del plazo
legal anual para renovar (antes del 31 de marzo).
 Presentar la solicitud de manera formal, ya sea de forma presencial o a
través de los canales habilitados.

Cancelación por fallecimiento del comerciante
Cuando se trata de una persona natural fallecida:
 La cancelación podrá ser solicitada por los herederos legitimados o
cualquier otra persona que acredite interés legítimo.
 Se debe aportar copia del registro civil de defunción.
 Importante: La matrícula del establecimiento de comercio no puede ser
cancelada por los herederos, sino únicamente por la persona que haya sido
adjudicataria del mismo.
Si un comerciante renueva su matrícula antes del 31 de marzo y, posteriormente,
solicita la cancelación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de
renovación, podrá solicitar la devolución del valor pagado por ese concepto,
siempre que dicha solicitud se realice antes del 31 de marzo.

Item requisitos de actas
ACTAS
ACTAS PRESENCIALES:
De acuerdo con la normatividad vigente, las actas deben cumplir los siguientes
requisitos:
 Número del acta
 Lugar y fecha de la reunión
 Órgano competente

 Convocatoria (medio, antelación y órgano que convoca)
 Quórum
 Designación de presidente y secretario
 Decisiones adoptadas
 Número de votos con el que se aprueban las decisiones
 Aprobación del acta
 Firma del presidente y secretario
Si se trata de una copia o un extracto del acta, esta debe estar autorizada por el
secretario o por algún representante legal de la sociedad.

ACTAS NO PRresenciales y mixtas
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 398 de 2020, que adiciona el Decreto
1074 de 2015, se reglamenta el alcance de las reuniones no presenciales
previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Participación y Quórum
Cuando la norma hace referencia a “todos los socios o miembros”, debe
entenderse que se refiere exclusivamente a quienes efectivamente participan en la
reunión, siempre que se cuente con el quórum mínimo requerido por la ley o los
estatutos para deliberar y decidir válidamente.
Aplicabilidad
Esta modalidad puede utilizarse para:
 Reuniones ordinarias
 Reuniones extraordinarias
 Reuniones en segunda convocatoria
No es aplicable a las reuniones por derecho propio, conforme al inciso segundo
del artículo 422 del Código de Comercio, las cuales exigen la presencia física de
los asistentes.
Reglas aplicables

Las reuniones no presenciales y mixtas están sujetas a las mismas disposiciones
legales y estatutarias que regulan las reuniones presenciales, incluyendo aspectos
como:
 Convocatoria válida
 Verificación de quórum
 Mayorías requeridas para la toma de decisiones
Verificación y responsabilidades
 El representante legal tiene la obligación de verificar la identidad de los
participantes que intervienen virtualmente (socios, apoderados o miembros
de junta directiva).
 También deberá dejar constancia expresa en el acta sobre la continuidad
del quórum deliberatorio durante toda la reunión. Este aspecto podrá ser
objeto de verificación por parte de la Cámara de Comercio.
Elaboración y suscripción del acta
 Las actas de reuniones no presenciales o mixtas deberán elaborarse y
asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días hábiles siguientes a la
fecha de la reunión.
 Deberán estar firmadas por el representante legal y el secretario de la
sociedad. En ausencia de este último, podrá firmarlas uno de los socios o
miembros del órgano respectivo.
Reuniones mixtas
Se entiende por reunión mixta aquella que permite la participación simultánea de
socios, apoderados o miembros de junta de manera presencial y virtual. Estas
reuniones están sujetas a las reglas de las reuniones no presenciales, incluyendo
la verificación de identidad, constancia del quórum y suscripción del acta.

Item nombramientos y remociones

NOMBRAMIENTOS Y DESIGNACIONES
Los nombramientos son actos mediante los cuales se designan las personas que
ejercerán funciones en los órganos de administración, representación o control de

una persona jurídica. La inscripción de estos actos ante las Cámaras de Comercio
solo procede cuando así lo exige expresamente la normatividad.
¿Qué nombramientos se inscriben?
Únicamente se registran los siguientes:
 Representantes legales (principales y suplentes).
 Miembros de órganos de administración colegiados.
 Revisores fiscales (principales y suplentes).
Requisitos para su inscripción
Para que el nombramiento pueda ser registrado, se debe cumplir con los
siguientes requisitos:
 El acto debe constar en acta del órgano competente (asamblea, junta de
socios, junta directiva, entre otros).
 Se debe incluir la aceptación del cargo por parte del designado, ya sea en
el acta o en un documento anexo.
 Debe indicarse el número y fecha de expedición del documento de
identidad del designado o adjuntar una copia simple del mismo.
 Cuando se trate de un revisor fiscal persona jurídica, será el representante
legal de dicha entidad quien designe mediante documento privado a las
personas naturales encargadas del ejercicio.
Casos especiales
 Designación de profesionales en derecho: Este acto está sujeto a registro
según el artículo 75 del Código General del Proceso. No se requiere carta
de aceptación, pero debe acreditarse mediante acta o certificación del
representante legal, cumpliendo los requisitos legales.
 Sociedades disueltas y en liquidación: Solo es procedente el nombramiento
del liquidador. No es válida la inscripción de representantes legales
posterior a la disolución.
 Designación de extranjeros: Si el designado tiene cédula de extranjería, se
debe indicar el número y la fecha de expedición para verificación ante
Migración Colombia. Si no cuenta con cédula, debe adjuntar copia simple
del pasaporte.
Restricciones y control

 La Cámara se abstendrá de registrar el nombramiento de revisores fiscales
que figuren con sanciones vigentes de suspensión o cancelación en el
registro profesional contable.
 Cuando la normatividad lo exija, el registro estará condicionado a la
posesión ante el organismo de vigilancia y control correspondiente. La falta
de este requisito impedirá la inscripción del nombramiento.

Item Renuncias, Remociones/Retiros
Renuncias y Retiros
La renuncia o cualquier otra situación que ponga fin al ejercicio del cargo de
representante legal, revisor fiscal o miembro de junta directiva, puede ser inscrita
ante la Cámara de Comercio, siempre que se presente:
 Un documento privado en el que conste la solicitud de inscripción del
hecho.
 Copia de la comunicación enviada por el renunciante a la entidad, donde
conste la fecha de la carta, que será tomada como referencia tanto para el
registro como para el cobro del trámite.
Importante:
 Si la persona se encuentra registrada en varios cargos, deberá realizarse
un cobro por cada cargo que deje de ejercer.
 La ciudad y fecha deben estar incluidas en la carta de renuncia y los
formatos respectivos, ya que sin esta información no será posible realizar la
inscripción.
También es procedente el retiro de un cargo cuando este cesa por:
 Incapacidad,
 Fallecimiento,
 Finalización del término estipulado en el nombramiento o contrato.
En estos casos, el titular podrá informar directamente a la Cámara de Comercio
para que se incorpore dicha circunstancia en el certificado de existencia y
representación legal.

Remociones

La remoción es el acto por medio del cual el órgano competente (asamblea, junta
de socios, junta directiva, entre otros) decide retirar del cargo a la persona que
venía ejerciéndolo.
Las Cámaras de Comercio inscriben la remoción únicamente cuando la ley exige
su registro, como en los siguientes casos:
 Representantes legales,
 Miembros de órganos de administración,
 Revisores fiscales.
Para su inscripción se requiere:
 El acta del órgano competente en la que conste la decisión de remoción,
 El cumplimiento de los demás requisitos legales.
Casos especiales:
 Si el revisor fiscal removido es una persona jurídica, también se entenderán
removidas las personas naturales designadas por esta.
 La remoción de profesionales en derecho también es un acto sujeto a
registro, conforme al artículo 75 del Código General del Proceso.
Remoción sin nuevo nombramiento:
De acuerdo con directrices de la Superintendencia de Sociedades, cuando no se
nombra de inmediato un reemplazo:
 La persona removida no será eliminada del certificado,
 Se indicará su condición actual hasta que el órgano competente realice un
nuevo nombramiento.
Establecimientos de comercio o agencias:
Cuando se remueve al administrador de un establecimiento de comercio o
agencia, sí se retira del certificado respectivo, pero no se certifica el acto de
remoción.

Remoción como consecuencia de la Acción Social de Responsabilidad
La acción social de responsabilidad es un mecanismo mediante el cual los socios
o accionistas pueden solicitar ante las autoridades judiciales que se declare la
responsabilidad de los administradores por acciones u omisiones que hayan
afectado el patrimonio de la sociedad.

Si como resultado de esta acción se decide la remoción del administrador, este
acto debe inscribirse ante la Cámara de Comercio, conforme a la ley.

Item reformas estatutarias

Que son las reformas estatutarias:
Las reformas estatutarias son las modificaciones que se efectúan al contrato
social o estatutos, sea de forma total o parcial. Tales reformas se realizan en
sociedades comerciales, empresas unipersonales, Empresas Asociativas de
Trabajo y sucursales de sociedades extranjeras, entre otras.
Es necesario precisar que los nombramientos de órganos de administración y de
representación legal, así como la apertura de establecimientos de comercio, no
constituyen una reforma estatutaria, pues son simples actuaciones que permiten el
adecuado desarrollo del objeto social.
No son reformas estatutarias:
 Los nombramientos en general.
 Los aumentos de capital suscrito y pagado, para las sociedades por
acciones.
Refromas estatutarias que deben presentarse para registro:
 Aumento de capital autorizado
 Aumento de capital social
 Disminución de capital.
 Transformación.
 Conversión de empresas unipersonales.
 Fusión.
 Escisión.
 Cambio de razón social.
 Reforma de la vigencia o término de duración.
 Reforma del objeto.
 Cambio de domicilio.
 Cesión de cuotas.
 Disolución.

 En general cualquier modificación que se realice a los estatutos.

A tener en cuenta:
Las reformas estatutarias deben cumplir con ciertos requisitos de formalidad
según el tipo de sociedad, la naturaleza del cambio y los bienes involucrados. En
particular, el acta o documento que contenga la reforma debe elevarse a escritura
pública en los siguientes casos:
Causal que requiere Escritura
Pública

Fundamento Legal /
Observación

La sociedad fue constituida conforme
al artículo 110 del Código de
Comercio.

Aplica para sociedades constituidas
mediante escritura pública desde su
origen.
La reforma implica transferencia de
bienes inmuebles, sin importar el tipo
societario.

Se debe anexar copia de la boleta
fiscal correspondiente.

Los estatutos estipulan expresamente
esta formalidad para la cesión de
cuotas en sociedades de personas.

El pacto estatutario prevalece,
incluso si la ley no exige escritura
para ese tipo de reforma.

Reformas que pueden hacerse por acta o documento privado:
Tipo de Sociedad Condiciones
S.A.S (Sociedades por
Acciones Simplificadas)

Se admite el uso de documento privado, salvo
que la reforma implique transferencia de
bienes inmuebles, en cuyo caso sí requiere
escritura pública.

Sociedades beneficiarias
de la Ley 1014 de 2006
(Empresas de menor
tamaño)

Podrán realizar reformas mediante documento
privado si:

• Conservar uno de los siguientes requisitos:
     • Menos de 10 trabajadores, o
     • Activos netos inferiores a 500 SMMLV
  (excluyendo la vivienda).
• El representante legal deja constancia
  expresa de lo anterior.
• No se pactó en estatutos la exigencia de
  escritura pública.
• La reforma no involucra transferencia de
  bienes.

Autorización previa de supervisión
Antes de presentar el documento que contiene la reforma para su registro, es
necesario verificar si requiere autorización previa por parte del organismo de
supervisión correspondiente (Superintendencia de Sociedades, Superintendencia
Financiera, etc.).

Item actualización de datos
Es cualquier cambio a la información del empresario reportada para el registro,
como dirección, teléfono, actividad económica, información financiera, entre otros
datos.
Se tienen igualmente como actualizaciones o mutaciones, la pérdida de la calidad
de comerciante por parte de una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de
los establecimientos de comercio. Debe tener en cuenta que esta inscripción no
genera automáticamente la cancelación de la matrícula mercantil, sin embargo, a
partir de la inscripción ya no se causan más derechos de renovación de la
matrícula mercantil.
La solicitud de registro de la pérdida de calidad de comerciante de una persona
natural y/o el cierre definitivo del establecimiento de comercio, deberá hacerse de
manera presencial ante cualquiera de las sedes o punto de atención de la Cámara
de Comercio o a través del servicio de inscripción de actos y documentos

Item aumento de capital suscrito y pagado:
AUMENTO DE CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

De conformidad con el Decreto 1154 de 1984, en concordancia con el artículo 376
del Código de Comercio, las sociedades por acciones deben inscribir en el
Registro Mercantil los siguientes hechos:
Concepto Plazo para el Registro
Aumento del
capital suscrito

Dentro del mes siguiente al vencimiento de la oferta para
suscribir.

Aumento del
capital pagado

Dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para
pagar las acciones o de la oferta de suscripción.

Diferencias clave
Capital Suscrito Capital Pagado
Es el monto que los accionistas
se comprometen a aportar.

Es el monto que los accionistas han
efectivamente entregado a la sociedad.

Documentos a presentar para el registro

1. Cuando el aumento proviene de una emisión de acciones (reglamento de
   colocación)
   Documento requerido Observaciones
   Certificación suscrita por el
   revisor fiscal (si tiene) o
   contador público

Debe indicar:

• Valor del aumento
• Nueva composición del capital suscrito y/o
  pagado
  Para S.A.S. sin revisor fiscal, la certificación
  puede ser firmada por el contador (Decreto
  2020 de 2009, art. 3).
  Si firma el revisor fiscal, este debe estar
  inscrito en el Registro Mercantil.
  Si se trata de capital suscrito, debe indicarse
  la fecha de vencimiento del plazo para
  suscribir acciones.

1. Cuando el aumento proviene de la capitalización de cuentas del patrimonio

Opciones de documentación Contenido mínimo requerido
Acta de Asamblea General
de Accionistas

Debe constar:

• Decisión de aumento
• Monto
• Fuente del aumento (ej. utilidades, prima en
  colocación de acciones, etc.)

Certificación del revisor
fiscal o contador público

Aplica según corresponda (revisor fiscal
inscrito o contador en el caso de S.A.S. sin
revisor fiscal).

Si el aumento proviene de
un bien inmueble

Se deberá adjuntar:

• Copia de la boleta fiscal del impuesto de
  registro pagado.
• La certificación debe hacer mención a la
  escritura.
  No se requiere presentar copia de la escritura
  pública.

Item medidas cautelares:

REGISTRO DE MEDIDAS CAUTELARES Y ÓRDENES JUDICIALES
Las Cámaras de Comercio están facultadas para registrar ciertas medidas
cautelares y órdenes proferidas por autoridades competentes que afecten a
personas naturales o jurídicas matriculadas o inscritas, siempre que recaigan
sobre bienes o derechos susceptibles de registro mercantil.
Tipos de medidas y su efecto en el registro

1. Embargo y desembargo
    El embargo es una medida cautelar que restringe el derecho de dominio
   sobre bienes o derechos, dejándolos fuera del comercio.
    El desembargo es la orden que levanta dicha restricción.

Importante:
 Solo se registran embargos sobre bienes sujetos a registro mercantil, como:
o Establecimientos de comercio
o Cuotas sociales
o Partes de interés
 No se registran embargos sobre acciones.
Según el artículo 593 del Código General del Proceso:
 No podrá registrarse:
o Ninguna transferencia o gravamen sobre cuotas o partes de interés
embargadas.
o Reformas estatutarias que impliquen la exclusión del socio
embargado o disminución de sus derechos.

 La liquidación de la sociedad sí podrá registrarse aun cuando existan
embargos sobre cuotas o establecimientos.
El embargo sobre un establecimiento no impide registrar:
 Cambio de dirección
 Modificación del nombre comercial
 Cierre definitivo
 Otros actos que no impliquen cambio de propiedad

2. Prohibición de enajenar bienes
   Medida cautelar que busca garantizar la reparación de perjuicios en procesos
   penales. Tiene como efecto la retirada del bien del comercio cuando este es
   susceptible de registro.
3. Suspensión del poder dispositivo
   Suspende temporalmente el ejercicio del derecho de disposición del titular sobre
   un bien, hasta que la entidad competente resuelva sobre su titularidad definitiva.
   Durante este tiempo, la custodia y decisión sobre el bien están a cargo de la
   autoridad indicada.
4. Demandas civiles
   Una demanda civil es una acción ejercida por un particular para:
    Exigir el reconocimiento o declaración de un derecho.
    Solicitar la reparación de un daño.
   Nota clave:
    Las demandas no sacan los bienes del comercio, por lo tanto:
   o Se pueden vender
   o Se puede cancelar la matrícula del bien afectado
   No procede el registro de demandas civiles sobre acciones.
5. Otras órdenes de autoridad competente
   Las Cámaras de Comercio deberán inscribir otras órdenes judiciales que:
    Afecten a personas matriculadas o inscritas.
    Provengan de autoridad competente.
    Estén ejecutoriadas, excepto si son órdenes con la expresión “Cúmplase”.
   No se admite que la Cámara cuestione la legalidad de la orden.
   Si existen inconformidades, estas deben tramitarse directamente ante la autoridad
   que profirió la medida.

Item contratos:
Contratos que deben registrarse ante la Cámara de Comercio

En el ejercicio de la actividad comercial, existen ciertos contratos que, por sus
efectos jurídicos y comerciales, deben inscribirse en el Registro Mercantil. Estos
registros otorgan seguridad jurídica a las partes, hacen valer el contrato frente a
terceros y permiten obtener certificados que respaldan las actuaciones
contractuales. A continuación, te contamos los principales:

1. Contrato de Compraventa de Establecimiento de Comercio
   Es el acuerdo mediante el cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de
   un establecimiento de comercio como unidad económica. De acuerdo con el
   Código de Comercio, se presume que la enajenación se hace en bloque, sin
   detallar individualmente los elementos que lo integran.
   Para su inscripción, el contrato debe incluir:
    Nombres, apellidos, número de identificación y domicilio del comprador y
   del vendedor.
    Identificación completa del establecimiento de comercio (nombre, dirección
   y número de matrícula).
    Precio de venta y forma de pago.
   Forma del contrato:
   Puede constar en escritura pública o en documento privado. Si es documento
   privado, debe reconocerse ante juez o notario, o ser presentado personalmente
   ante el funcionario autorizado de la Cámara por quienes lo suscriben.
   Requisitos adicionales:
    Copia legible del contrato.
    Acreditar el pago de la retención en la fuente (1% del valor de la venta, si
   aplica).
    El establecimiento no debe estar embargado.
    Si el comprador no está matriculado, debe diligenciar el formulario de
   Registro Único Empresarial y Social (RUES) para inscribirse como
   comerciante.
2. Contrato de Arrendamiento de Establecimiento de Comercio

Aunque no se encuentra regulado expresamente en el Código de Comercio, este
contrato consiste en que el propietario entrega temporalmente el uso del
establecimiento, como unidad económica, a un tercero a cambio de un canon de
arrendamiento.
Requisitos para el registro:
 Datos completos de arrendador y arrendatario (nombre, identificación y
domicilio).
 Identificación del establecimiento: nombre, dirección y matrícula.
 Valor del canon, forma de pago y duración del contrato.
Importante:
 El contrato puede constar en documento privado o escritura pública.
 El arrendatario debe estar matriculado como comerciante.
 Su inscripción le da efectos frente a terceros y permite solicitar certificado
como arrendatario.

3. Contrato de Preposición
   Es una forma de mandato por la cual una persona (preponente) encarga a otra
   (factor) la administración de un establecimiento de comercio o de un ramo de su
   actividad. El factor actúa a nombre del preponente dentro de las facultades que le
   hayan sido otorgadas.
   Requisitos para el registro:
    Datos de ambas partes: nombre, identificación y domicilio.
    Facultades y limitaciones conferidas al factor.
    Identificación del establecimiento (nombre, dirección y matrícula).
   Forma del contrato:
   Puede constar en escritura pública o documento privado. Toda modificación o
   cancelación también debe inscribirse.
4. Contrato de Agencia Comercial

Por medio de este contrato, una persona natural o jurídica (agente) asume, de
manera independiente y estable, el encargo de promover o explotar negocios
dentro de una zona determinada, actuando por cuenta de un empresario.
Datos mínimos para su inscripción:
 Nombres, identificaciones y domicilios del empresario y del agente.
 Objeto del contrato y actividades a desarrollar.
 Facultades otorgadas al agente.
 Término de duración del contrato y zona de operación.
Consideraciones:
 El contrato de agencia comercial debe inscribirse en el lugar de ejecución y
de celebración.
 Surte efectos frente a terceros solo a partir de su inscripción.
 El registro se realiza en la matrícula del agente.

Recomendaciones generales:
 Todos los contratos deben presentarse en copia legible para su adecuada
digitalización.
 Si son documentos privados, deben estar reconocidos o presentados
personalmente ante la Cámara.
 Los contratos que impliquen actividad mercantil deben ser inscritos en la
jurisdicción correspondiente al lugar donde se ejecuta el acto.
 Si alguna de las partes no está matriculada, debe realizar previamente su
inscripción en el Registro Mercantil.

Item disolución:

DISOLUCION
La disolución es el acto jurídico mediante el cual una sociedad suspende el
desarrollo de su objeto social, dando inicio al proceso de liquidación. Esta puede
originarse por causas establecidas en los estatutos o por las señaladas en la ley,
como por ejemplo el vencimiento del término de duración o la imposibilidad de
desarrollar el objeto social. Cuando la disolución se adopta por decisión voluntaria
de los socios, se considera una reforma estatutaria y debe cumplir con las
formalidades exigidas para dicho tipo de reformas, incluida, en caso de ser
necesaria, su elevación a escritura pública.
Por otro lado, cuando la disolución obedece a la ocurrencia de una causal legal o
estatutaria, no se trata de una reforma estatutaria, y por tanto, no requiere cumplir
con requisitos adicionales en cuanto a forma. La decisión debe constar por escrito
y estar debidamente firmada por quien tenga la representación legal, indicando de
forma clara la causal que genera la disolución.
Es importante tener en cuenta que si el documento con la decisión de disolución
es radicado de manera completa ante la Cámara de Comercio a más tardar el 31
de marzo, aunque la inscripción se realice con posterioridad, la sociedad no estará
obligada a renovar su matrícula mercantil por ese año, ni por los años siguientes
mientras permanezca en estado de liquidación. No obstante, si la radicación e
inscripción se efectúan después del 31 de marzo, la obligación de renovar la
matrícula mercantil del año correspondiente se mantiene, ya que el hecho
generador del cobro se ha consolidado.

Item reactivación

REACTIVACION:
La reactivación de una sociedad es posible en virtud de lo dispuesto en la Ley
1429 de 2010, que permite que las sociedades comerciales y sucursales de
sociedades extranjeras puedan retornar a su estado operativo en cualquier
momento posterior a la iniciación del proceso de liquidación, siempre que no se

haya iniciado la distribución de los remanentes a los asociados y que el pasivo
externo no supere el 70% del valor total de los activos sociales. Esta decisión
debe ser aprobada por el órgano social competente, conforme a lo previsto en los
estatutos sociales o, en su defecto, de acuerdo con las mayorías establecidas en
la ley.
Para su formalización, es necesario presentar ante la Cámara de Comercio del
domicilio social el acta en la que conste dicha decisión, la cual deberá cumplir con
los requisitos formales exigidos por el artículo 189 del Código de Comercio. En los
casos en que la disolución haya ocurrido por vencimiento del término de duración
de la sociedad, el acta deberá incluir de manera expresa la nueva fecha de
vencimiento aprobada, la cual también debe ser adoptada por el órgano
competente en la misma reunión en la que se aprueba la reactivación.

Item liquidación:
LIQUIDACION
La liquidación es la etapa que sigue a la disolución de una sociedad, durante la
cual se realiza el cierre formal de sus operaciones. En esta fase, el liquidador —o
quien cumpla esta función— debe elaborar un inventario detallado, cancelar los
pasivos internos y externos, y proceder a la adjudicación del patrimonio
remanente, si lo hubiere. Finalizado este proceso, deberá presentarse ante la
Cámara de Comercio el documento que contenga la aprobación de la cuenta final
de liquidación y la distribución de los remanentes, de acuerdo con lo establecido
en los artículos 247 y 248 del Código de Comercio. En caso de que dentro del
proceso se adjudiquen bienes inmuebles, será necesario anexar copia de la
escritura pública respectiva junto con la boleta fiscal correspondiente.
Para que la solicitud de inscripción de la liquidación sea procedente, la sociedad
debe estar al día con el pago de la matrícula mercantil de los años pendientes,
exceptuando aquellos en los que haya estado disuelta. Asimismo, si existen
establecimientos de comercio activos, sus matrículas también deberán estar
renovadas a la fecha. En los casos en que la sociedad posea establecimientos
matriculados y no se contemple su continuidad, deberá solicitar expresamente su
cancelación mediante documento privado suscrito por el representante legal. Por

el contrario, si dichos establecimientos van a mantenerse, deberán ser
adjudicados de forma clara en el acta de liquidación.

Item actas y documentos:

Item guia:

PENDIENTE